Datafangst
Skap kontroll over dataene dine
I prosessen med å digitalisere selskapets operasjoner er det avgjørende å etablere kontroll over kommunikasjonen og dataene selskapet mottar daglig. Nobly tilbyr en omfattende tilnærming til datainnsamling som forvandler passive dokumenter til aktive elementer i selskapets digitaliseringsstrategi. En gjennomtenkt prosess med datainnsamling resulterer i et mer datadrevet selskap, legger grunnlaget for mer automatisering og dermed høyere produktivitet i saksbehandling, dokumenthåndtering og kundeservice.
Aktivering av data
Selskaper står daglig overfor et stort volum av dokumenter fra forskjellige kanaler og i mange ulike formater. Det er betydelige forskjeller i formater og filtyper, lesbarhet i dokumenter og stor variasjon i dokumentstrukturer. Dokumenter kan mottas som fysisk papir, gjennom e-postklienter, lastes opp i en portal eller på en FTP-server. Typisk er den mottatte informasjonen passiv, noe som betyr at dokumenter gir mottakere konkret informasjon om en bestemt situasjon, enhet, person, økonomisk status osv.
Moderne selskaper er langt fra den papirløse og perfekt digitale verdenen. Først når man har erkjent kompleksiteten i datainnsamling, kan arbeidet med digitalisering begynne. Dette arbeidet kan for eksempel bestå av følgende trinn:
- Kartlegging av landskapet for de mottatte dokumentene (hvor, hvordan, hvem, og frekvensen av disse).
- Kartlegging av filtyper (bilder, PDF-er, tegninger osv.) og/eller behov for skanning av fysiske papirer.
- Innarbeiding av ønskede valideringer/kontroller av innhold.
- Innlemming av prosesser og retningslinjer for hvert enkelt dokument.
- Tilføying av tilgangsrettigheter og selskapets styringspraksis på hvert enkelt dokument.
- Overvåking av dokumentet gjennom hele dets livssyklus, fra vugge til grav.
Fordeler ved implementering av en gjennomtenkt datainnsamling
Organisasjonen blir mer datadrevet, slik at brukere kan ta beslutninger basert på faktiske data.
Legger grunnlaget for større automatisering, og dermed økt produktivitet i saksbehandling, dokumenthåndtering og kundeservice.
Forbedrer datakvaliteten, noe som resulterer i færre feil og optimalisering av bunnlinjen.
Bryter ned siloer, da data samles sentralt, noe som skaper grunnlag for bedre internt samarbeid og en bedre sluttkundeopplevelse.
«Å forvandle et dokument fra et passivt format til å utgjøre et aktivt element i selskapets digitaliseringsstrategi er essensielt for en gjennomtenkt datainnsamling og er en forutsetning for vellykket digitalisering.»
Digitaliseringsprosess
For å digitalisere selskapets prosesser er det en forutsetning at selskapet setter det passive dokumentet i bevegelse, altså bringer dokumentets informasjon og budskap inn i riktig kontekst, for eksempel ved å automatisk overføre det til selskapets definerte prosess. Dermed arkiveres dokumentet med andre relevante dokumenter og tilføres de nødvendige retningslinjene. Dette kan for eksempel være krav om når og hvordan dokumentet skal slettes og tilgås. Informasjon gjøres søkbar på alle relevante data, og det skapes grunnlag for et entydig revisjonsspor, versjonering og lignende. Det sikres også at informasjon vises til riktig person til riktig tid, med aktuelle og fyldestgjørende opplysninger i den foretrukne klienten.
Et naturlig valg
OnBase favner alle dokumenttyper og har flere forslag til hvilken modul i plattformen selskapet bør vurdere. Passer den mer pragmatiske løsningen for datafangst for bedriften din, eller trenger dere bruk av algoritmer for å lese og behandle dokumenter?
Uansett hva dine behov er, står Nobly klar til å hjelpe deg med å starte en gjennomtenkt og vellykket datafangst.
