Utfordringen
Mot slutten av 2019, vendte Turku Universitetssykehus (Tyks), Finland (nå en del av velværetjenestenes fylke i Sørvest-Finland, Varha), sammen med den statseide helse-IT-tjenesteleverandøren 2M-IT, seg til våre lokale finske kolleger med en utfordring:
«Hvordan gjør vi det raskere og enklere for forskere å starte prosjektene sine?»
Tyks hadde en treg, manuell, papirbasert prosess for å håndtere søknad, vurdering og godkjenning for å gi forsknings- og datatillatelser samt styring av finansiering relatert til vitenskapelige forskningsprosjekter, som de som krever tilgang til biobankprøver og diagnostiske data, kliniske legemiddelforsøk og utvikling av medisinsk utstyr.
Det lokale Nobly Oy-teamet har lenge vært partner til Varha og 2M-IT gjennom sin støtte til det markedsledende Hyland OnBase ECM-systemet, integrert med flere kliniske systemer og brukt til å håndtere et bredt spekter av innhold og arbeidsflyttjenester på tvers av velværeområder.
Utviklingen
I nært samarbeid med regionens eksisterende OnBase-plattform som utviklingsgrunnlag, ble en første versjon av den kliniske forskningsløsningen utviklet i begynnelsen av 2020. En modell basert på kontinuerlig forbedring, gjort mulig av fleksibiliteten til OnBase-plattformens rike ECM-funksjonssett og standardbaserte integrasjoner, har tillatt løsningen å tilpasse seg og møte organisasjonens skiftende behov.
Resultatet (så langt…)
Varha håndterer nå forsknings- og datatillatelser på tvers av mer enn 300 forskere årlig, med tiden det tar å ta en beslutning om et prosjekt redusert fra 8-12 uker til 1-2 uker. Ikke bare er søknads- og godkjenningsprosessen raskere, med færre manuelle trinn, men større synlighet av live prosjektstatus muliggjør bedre overvåking og støtte av forskere under studieperioden. Dette har forbedret sjansene for et vellykket prosjektresultat og leverer bedre verdi for regionene.
Løsningen
Nobly Clinical Research Solution skaper et elektronisk miljø for behandling av vitenskapelig forskning i helsesektoren.
Den enhetsuavhengige end-to-end-løsningen fungerer etter en enkelt pålogging i nettleseren på kundens interne nettverk eller på det eksterne nettverket via sterk Suomi.fi-autentisering.
Løsningen forbedrer effektiviteten betydelig, både i de kliniske fasilitetene og i administrasjonsavdelingene. Nobly Clinical Research Solution kan brukes til å søke om en forsknings- eller datatillatelse, treffe offisielle beslutninger relatert til undersøkelsene som en del av godkjenningsprosessen.
Løsningen gjør det lettere å produsere dokumenter, bevare dokumenter på vegne av forskeren og gjør det raskere å søke om en oppfølgingsgodkjenning.
Nobly Clinical Research Solution har også som mål å effektivisere fakturering relatert til forskningsaktivitet. Løsningen letter håndteringen av studierelaterte dokumenter, overvåkingen av studier og produksjonen av ulike statistikker og rapporter.
Fordelene med løsningen:
- Søknad, behandling og signering av godkjenninger utføres alle elektronisk
- Reduserer tiden som er nødvendig for godkjenningsprosessen
- Eliminerer unødvendige trinn
- Gjør det enklere å ha oversikt over pågående søknader/undersøkelser
- Forskningsdata oppbevares trygt
Forbedring av effektiviteten i godkjenningsprosessen: Hastighet og kvalitet er konkurransefortrinn i bestilte studier.
Elektronisk godkjenning av tillatelser: Tillatelser/vedlegg er lett tilgjengelige, og statusen for søknadsprosessen kan spores.
Systemet veileder undersøkeren: Når man søker om en tillatelse, lagres metadata automatisk – ingen grunn til å legge inn samme informasjon på nytt.
Dokumenthåndtering: Klinisk Forskningsløsning lagrer dokumenter på vegne av forskeren, noe som gjør det enklere, for eksempel å søke om en oppfølgingstillatelse.
Kunnskapsstyring: Akselererer og forbedrer kvaliteten ved bruk av strukturert kunnskap.
Offisielle beslutninger relatert til undersøkelser: Treffes direkte i systemet som en del av godkjenningsprosessen.
Programmet henter automatisk: Data som allerede er fylt ut, f.eks. ansvarlig forsker, prosjektnummer, forskningsnummer.
Beslutninger lagres automatisk: Tillatelsesdokumentasjon sikker lagret på ett sted; løsningen er et SÄHKE2-godkjent lagringssystem.
Den beskrevne løsningen er implementert med Nobly og Hyland produkter og tjenester.
KONTAKTINFO
Kari Karmitsa
Salgsansvarlig Finland
kk@nobly.fi
+358 400 451 724
