Digital arkivløsning effektiviserer arbeidsflyten hos Velliv
Med Noblys implementering av OnBase har pensjonsselskapet Velliv sentralisert flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, noe som letter arbeidsflyten og gir store økonomiske besparelser.
Tidligere hadde pensjonsselskapet Velliv både fysiske og digitale arkiver plassert flere ulike steder. De hadde derfor et behov for å samle dokumentarkivene på ett sted, og i begynnelsen av 2021 bestemte Velliv seg for å kjøpe inn et nytt digitalt arkivsystem, som sentraliserer alle selskapets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner ble valgt av Velliv blant åtte potensielle IT-leverandører.
«Løsningen i OnBase støtter best våre behov, fordi systemet har en rekke funksjoner som vi opplevde er bedre enn hva andre leverandører på markedet kan presentere», sier Peter Thomsen, avdelingsdirektør for kundeservice i Velliv.
De tidligere langsomme og ressurskrevende prosessene med manuell utskrift og skanning er nå erstattet av det digitale arkivet i OnBase. Samtidig sparer Velliv utskrift av flere millioner papirer per år, noe som er både en økonomisk og ikke minst en miljømessig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsningen.
En gang digital, alltid digital
Siden implementeringen av OnBase har Velliv migrert 16 millioner dokumenter, og selskapet jobber nå med å migrere ytterligere 8,5 millioner dokumenter. Den digitale arkivløsningen i OnBase gjør at selskapets ansatte kun trenger å lete på ett sted og kan finne relevant kundeinformasjon innen kort tid.
«Arbeidsflyten vår har blitt betraktelig forenklet sammenlignet med det vi var vant til. Vi skriver ikke lenger ut og skanner dokumenter. Strategien vi følger er en gang digital, alltid digital. Det betyr at alt vil kunne finnes mye raskere når vi er ferdig med å migrere våre eksisterende arkiver», sier Peter Thomsen.
Som pensjonsselskap håndterer Velliv mye personsensitiv informasjon om sine kunder, og OnBase er nettopp innrettet til å håndtere GDPR. Samtidig har Velliv et stort behov for å kunne kontrollere hvem som har tilgang til ulike dokumenter, og den funksjonen ble derfor konfigurert i OnBase.
«Det har vært viktig for oss at vi kunne se potensialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et veldig bra produkt i OnBase fordi det er enkelt å integrere og konfigurere», sier Peter Thomsen.
Med OnBase har Velliv fått et system som møter selskapets eksisterende og fremtidige behov i deres overordnede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen ser Velliv derfor allerede på andre områder hvor OnBase med fordel kan benyttes.
