OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Odense Universitetssykehus (OUH) er et av Danmarks største sykehus med 7500 ansatte og mer enn 1000 senger. Sykehuset behandler årlig 350 000 inneliggende pasienter, 60 000 akuttmottakspasienter og 488 000 polikliniske pasienter. Det gis dermed omsorg 24 timer i døgnet, syv dager i uken. Siden journallagring tidligere tok 7 kilometer fysisk plass, trengte OUH en elektronisk dokumenthåndteringsløsning som kunne redusere kostbar papirlagring og støtte elektronisk pasientjournal (EPJ).

Kravene fra OUH var derfor at elektronisk pasientjournal og tilhørende dokumenter skulle være tilgjengelig umiddelbart og sikkert via internett til alle tider av døgnet. Løsningen måtte være i samsvar med nasjonal lovgivning om lagring av journaler og pasienters personopplysninger. OUH ønsket en elektronisk dokumenthåndteringsløsning som ville muliggjøre enkel integrasjon med ethvert EPJ-system som måtte være nødvendig i fremtiden.

Effektivitet og plassbesparende

Med umiddelbar tilgang til etterspurte dokumenter og reduksjon av arbeidskrevende prosedyrer for etterlevelse av dokumenthåndteringskrav, kan OUH redusere pasientens ventetid og skape plass til private besøksområder på sykehuset i rom som tidligere ble brukt til papiroppbevaring.

«Med OnBase er tilgangen til dokumenter 64 ganger raskere enn med papirversjonen», sier seksjonsleder ved OUH, Jette Kotsis, og utdyper: «Før OnBase tok det ansatte 7 minutter å hente de nødvendige dokumentene, men med OnBase var dokumenter hentes på 7 sekunder.»

Ved å eliminere oppgaver som tidligere krevde mye papir og dermed økte forbruket av tid og penger i forbindelse med pasientkontakt, for eksempel utfylling eller manuell innhenting av papirdokumenter, har OUH kunnet flytte mange sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. I tillegg er lagringsplass på sykehus svært kostbart, og derfor hadde eliminering av 7 kilometer med papirjournaler i seg selv en høy verdi.

I motsetning til OUHs tidligere dokumenthåndteringssystem, som hadde klientprogramvare for dokumenthenting installert på alle arbeidsplasser, kan OnBase oppdateres på serveren fremfor på de over 2000 IT-arbeidsplassene.

OnBase skaper verdi for flere avdelinger

I Odense ble OnBase valgt som utgangspunkt på grunn av systemets muligheter for nettilpasset dokumenthåndtering, men implementeringen er utvidet til også å omfatte ytterligere administrative behov og krav til journalhåndtering ved sykehuset.

OnBase håndterer også andre forretningsprosesser ved OUH, som inkluderer en arbeidsflyt som tar sikte på å lette forhandlinger mellom fagforeninger og sykehus. I tillegg skal en plan omhandle bemannings- og personalspørsmål. Samtidig var behovet for opplæring av ansatte involvert i OnBase-prosessene minimalt ved OUH. «Det er et veldig brukervennlig system,» utdyper Jette Kotsis.

Digitalisering er det grønne valget

Implementeringen av OnBase og Cosmic (OUHs EPJ-system) støtter miljøvennlige, «grønne» tiltak, siden elektroniske dokumenter reduserer den kostbare betydningen av papir i forbindelse med dokumentbaserte prosesser. Ressurser og kostnader knyttet til trykking, lagring, frakt og papirproduksjon reduseres ved bruk av elektroniske dokumenter.

Fremtidssikker løsning

I fremtiden er det sannsynlig at det innføres en felles løsning i helsevesenet som oppfyller alle krav mellom alle EPJ-systemer i Skandinavia. Det krever derfor at alle sykehus oppbevarer sine dokumenter i elektronisk form. Med OUHs løsning med Cosmic og OnBase er sykehuset langt fremme med tanke på å forberede eventuelle fremtidige krav til nasjonal elektronisk pasientjournal (EPJ).

For å overholde gjeldende nasjonal lovgivning vedrørende oppbevaring av elektroniske dokumenter, bruker OUH OnBase CD Authoring for å lage en journal for datagjenoppretting ved et IT-systemkrasj direkte fra OnBase-systemet.

Helsepersonell fra hele Europa kommer jevnlig til Odense for å se de fremtidsrettede prosessene ved OUH, og mange bruker sykehusets vellykkede metoder som modell for ideer for fremtidig implementering med mål om å effektivisere prosesser og forbedre pasientbehandlingen ved bruk av en langsiktig EPJ.

Jette Kostis understreker at «alle sykehus bør ha et system som OnBase».

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

• Behandling av flere pasienter uten å kreve ekstra personell eller ressurser.
• Bedre utnyttelse av begrenset og kostbart sykehusareal. Plassen som tidligere ble brukt til lager skal gjøres om til tilleggsrom med uforstyrret pasientbehandling.
• Autorisert helsepersonell kan søke etter nødvendige dokumenter i forbindelse med pasientens elektroniske journal 64 ganger raskere enn ved papirprosesser.
• Ansatte kan få tilgang til informasjon direkte fra Cosmic på bare 7 sekunder, sammenlignet med mer enn 7 minutter før OnBase-implementering.
• Fjerning av papirkrevende søk og arkivering som økte tidsforbruket og kostnadene knyttet til pasientkontakt, som også åpner for overføring av sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger.
• Reduserer kostnader og støtter miljøtiltak ved å minimere papirproduksjon, utskrift, lagring og frakt forbundet med papirintensive, dokumentbaserte prosesser.
• Overholder nasjonale krav til oppbevaring av dokumenter som krever at sykehus oppbevarer journaler i 15 år.
• Utruster organisasjonen til å overholde fremtidige nasjonale krav angående EPJ.