Visma øker sikkerheten og minimerer behandlingstiden med OnBase

Norske Visma Collectors AS leverer fakturerings- og inkassotjenester til private og offentlige virksomheter. Det betyr at det daglig mottas store mengder personlig sensitiv post fra kunder, myndigheter, debitorer og kreditorer. Tidligere ble det brukt 4-5 årsverk på håndtering av innkommende post, som etter loven skal besvares innen 2 dager etter mottak. Det kan være en utfordring å overholde denne fristen, på samme måte som post kan forsvinne eller risikere å bli stående uadressert av den enkelte saksbehandler. På denne bakgrunn besluttet ledelsen å effektivisere og digitalisere håndteringen av innkommende post.

”Vi ønsket å sette ut prosessen til en ekstern partner som skulle sørge for at sikkerhet, effektivitet og punktlighet var på topp. Vi tok kontakt med Iron Mountain, som i samarbeid med Nobly presenterte oss for ECM-løsningen OnBase. Det var den perfekte løsningen fra starten av – en virkelig god match,» sier Thomas Skørten, leder for forretningsutvikling i Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På bakgrunn av en grundig analyse av de interne forretningsprosessene, leverte Nobly en skreddersydd løsning, hvor Iron Mountain har ansvaret for å skanne posten direkte inn i OnBase. I det enkelte brev identifiseres opplysninger som referanse, saks- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres riktig i systemet.

På denne måten er håndteringstiden redusert fra 4-5 årsverk til ca. 2 årsverk hos Visma.

”Løsningen har redusert håndteringen av fysisk post med 100%, og redusert behandlingstiden for de enkelte dokumentene med gjennomsnittlig 70%. Fra et økonomisk synspunkt er dette en stor seier for oss. Alle saksbehandlere kan enkelt finne dokumenter, da alt er logisk kategorisert og arkivert i OnBase. Tidligere kunne vi oppleve at vi ikke svarte på et dokument i tide fordi det ikke var registrert i systemet vårt. Nå kan vi fullt ut overholde alle våre interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post går tapt i dette systemet. Det er også en stor gevinst for oss at OnBase er GDPR-godkjent. Vi har ikke lenger brevpost liggende hos de enkelte saksbehandlerne, da all fysisk post blir ødelagt etter skanning og arkivering i OnBase. Her slettes også dokumentene automatisk når saken er behandlet. Det har tradisjonelt vært en kjempeutfordring, som nå er løst,» sier Thomas Skørten.

Enkel å tilpasse

Når flere vitale IT-systemer i en organisasjon skal snakke sammen, er det typisk en kostbar og tidkrevende prosess som kan ende opp med å gi rigide løsninger. En av de store fordelene med OnBase er at det ikke påvirker kjernesystemet, men enkelt kan integreres og skreddersys til den enkelte bedrifts behov. Som IT-leverandør har Nobly vært ansvarlig for tilpasning til gjeldende forretningsprosedyrer samt opplæring av utvalgte medarbeidere som har drevet prosessen.

”OnBase har vært lett å tilpasse til våre eksisterende systemer. Vi bruker for eksempel Actic inkassosystem, hvor vi tidligere måtte bruke 4-5 klikk for å videresende et dokument til rettslig behandling. Nobly utviklet en «hurtigknapp» i OnBase, som videresender via 1 klikk. Generelt er det min erfaring at OnBase er en veldig konfigurerbar løsning hvor det er enkelt å legge til knapper. Det sparer oss for mye programmeringstid,» fastslår Thomas Skørten.

Fase 1, som inkluderte digitalisering av den innkommende posten, er nå så godt forankret i organisasjonen at Visma Collectors nå har begynt å se fremover til neste fase:

”Alle våre ansatte har tatt godt imot OnBase, som har blitt en naturlig del av hverdagen. Det er de ansatte som driver prosessen, og de er glade for å kunne jobbe mer effektivt med sakene. De ansatte er våre viktigste ambassadører for våre tjenester, og de gleder seg til å komme i gang med fase 2, som inkluderer den utgående kommunikasjonen. Alle dokumentene som vi produserer internt og sender ut må etter hvert også lagres i OnBase for å gi optimal workflow. Kunder skal for eksempel kunne signere dokumenter digitalt når de har fått melding om at de er klare på nett. Dette skal igjen bidra til at sensitive personopplysninger og sakshistorikk behandles korrekt, og automatisk slettes når lånet er fullt betalt og saken avsluttet. Det er min forventning at denne integrasjonen vil forbedre behandlingstiden med ytterligere 20%,» anslår Thomas Skørten.