Rapportering

Overholdelse av retningslinjer og lovverk

Rapporteringsmulighetene i OnBase er enorme. Alle aktiviteter loggføres – nærmest hysterisk overvåket og lagret. Dette gir selvsagt ideelle muligheter for rapportering.

Hensikten med rapporter kan gå i flere retninger. Mye av rapporteringen hos selskapene handler om hvorvidt skisserte retningslinjer og lovverk etterleves. Særlig har regelverket fra myndighetene om for eksempel anti-hvitvasking og personvern fylt mye, og bedrifter kan ilegges bøter for brudd. Den har derfor mye oppmerksomhet. Et ønske om at rapporterings- og revisjonssporene skal være enkle å sette opp og drifte, utvikles etter hvert som nytt lovverk vedtas.

Selve rapporteringen kan også handle om et ønske om å jage forbedringer. Ved å energisere arbeidsprosessene kan OnBase enkelt følge med på hvordan og hvor raskt informasjonen beveger seg i organisasjonen, og på denne måten kan flaskehalser og ineffektive prosesser identifiseres, og korrigerende handlinger igangsettes.

Ved å ha et sterkt utgangspunkt for målingene kan forbedringer enkelt observeres, og dette skaper en positiv spiral – for forbedringer i bedriften.

Rapporteringen kan også danne bakgrunn for analyser. De innebygde elementene for visning av data kan settes sammen til oversiktlige og interaktive dashboards, som kan danne grunnlag for analyser.

Brukere kan klikke på grafene og dermed dykke ned i dataene og komme nærmere en årsaksforklaring. De mange grafiske elementene kan kobles sammen på en slik måte at når brukere klikker på et element i en graf, filtreres de andre grafene og tabellene i det aktuelle dashbordet automatisk, og på denne måten kan brukerne raskt etablere et 360 graders bilde av effekten av den aktuelle hendelsen.

Til slutt bruker Nobly også OnBase til å overvåke feil eller ufullstendige prosesser. OnBase gir et raskt varsel til utvalgte brukere om at noe er galt. Det handler om å kunne handle proaktivt og fange opp problemene før de blir store. Som en åpen arkivplattform kan OnBase lytte på mange forskjellige måter og steder som kan være kritiske for selskapets drift. Fra den langsomme periodiske overvåkingen ned til ultrakorte målinger.

Grunnlaget for rapporteringen kan også sendes til for eksempel et datavarehus, hvor virksomhetens mange andre data lagres.

Siden det er et lavkodemiljø, kan selskapet selvsagt stå for å utvikle og innarbeide selve rapporteringen. Det gir full mening, ettersom behovet for rapportering hele tiden skifter etter hvert som ledelsen fokuserer på nye områder og innsatser.