Datafangst

Skap kontroll over dataene dine

I arbeidet med digitalisering av virksomhetens prosesser er det helt avgjørende å etablere en kontroll over all kommunikasjon og data som virksomheten mottar daglig. Vanligvis er den mottatte informasjonen passiv, forstått i den forstand at det mottatte dokumentet kun gir mottakeren informasjon om en spesifikk situasjon, enhet, person, økonomisk tilstand osv.

Men for å understøtte ønsket om å digitalisere virksomhetens prosesser, er det en forutsetning at virksomheten setter det passive dokumentet i gang, dvs. bringer dokumentets informasjon og budskap inn i riktig kontekst, for eksempel ved automatisk å overføre dokumentet til bedriftens definerte prosess.

Dokumentet arkiveres sammen med andre relevante dokumenter. Informasjon gjøres søkbar på alle relevante data. Dokumentet er utstyrt med nødvendige retningslinjer – inkludert krav til når eller hvordan dokumentet skal slettes og gis tilgang til. Det skaper grunnlag for et unikt revisjonsspor, versjonering osv. Informasjonen vises til rett person, til rett tid, med aktuell og fullstendig informasjon, i den foretrukne klienten.

Sagt på en litt annen måte: å transformere et dokument fra et passivt format til å danne et aktivt element i bedriftens digitaliseringsstrategi. Datafangst er en forutsetning for å lykkes med digitalisering.

Det viser seg veldig raskt at bedrifter mottar et mylder av dokumenter daglig. Fra alle mulige kanaler, og i mange forskjellige formater.

Det er stor forskjell på formater/filtyper, lesbarheten til informasjonen i dokumentet (fra håndskrevne notater til automatisk overføring av elektroniske dokumenter i fast format). Samtidig er det stor variasjon i strukturen i dokumentet (hoveddel, selve innholdet og en avsluttende del). Er dokumentet vedlagt tilleggsvedlegg, og/eller består dokumentet av mange ulike deldokumenter som må skilles ut? Mottas dokumentene som fysisk papir, i en e-postklient, eller lastes bilder/tegninger opp i en portal eller på en FTP-server?

Det moderne selskapet er fortsatt veldig langt unna den papirløse og perfekte digitale verden, og når erkjennelsen av kompleksiteten i datafangsten har tatt tak, kan arbeidet med å digitalisere dokumentene begynne, og det begynner med:

• En kartlegging av landskapet til de mottatte dokumentene (hvor, hvordan, hvem og frekvensen)
• En kartlegging av filtyper (bilder, pdf, tegninger osv.) og/eller behovet for å skanne fysiske papirer
• Innarbeidelse av ønskede valideringer / kontroller av innhold
• Innbygging av prosess og politikere for hvert dokument
• Legge til tilgangsrettigheter og selskapsstyring til hvert dokument
• Overvåking av dokumentet gjennom hele dokumentets levetid, fra vugge til grav

Gevinstrealiseringen ved å etablere en gjennomtenkt datafangst påvirker organisasjonen på flere måter:

• Organisasjonen blir mer datadrevet, dvs. brukere gis mulighet til å ta beslutninger på et mer saklig grunnlag
• Det skapes grunnlag for større automatisering og dermed høyere produktivitet innen saksbehandling, dokumenthåndtering og kundeservice
• Datakvalitet utarbeides. Det gir færre feil, noe som optimerer bunnlinjen
• Siloene brytes ned etter hvert som data samles inn sentralt, noe som gir grunnlag for bedre internt samarbeid, og derved en bedre sluttkundeopplevelse.

Løsninger

OnBase favner alle dokumenttyper og har flere forslag til hvilken modul i plattformen selskapet bør vurdere. Fra den mer pragmatiske datafangstløsningen til bruk av algoritmer ved lesing/behandling av dokumenter. Alle moduler er koblet til hele OnBase-plattformen.