
Arkivering
Håndtering av dokumenter
Det er vanligvis mange alternativer for arkivering av dokumenter. Alt fra lagring i ulike applikasjoner (ERP-systemer, Outlook, CRM-løsninger, Jira, osv.) på delte disker – på ansattes arbeidsstasjoner, bærbare datamaskiner, mobile enheter – hos spesialiserte arkivleverandører som Dropbox, Microsoft O365, iDrive, Google drive osv, på interne SharePoint-sider / OneDrive, FTP-servere, osv.
Mangfoldet bidrar til å skape forvirring, bortkastet tid, rot, sikkerhetsfeil, feil og individuelle måter å jobbe med dokumentlagring på. Det som fremstår som en enkel og grei arbeidsprosess er i de aller fleste bedrifter knyttet til anarki og uproduktiv tid. For ikke å snakke om konsekvensene av manglende overholdelse av reglene fra Datatilsynet.
Når brukerne tilbys en høy grad av fleksibilitet i arkivering av viktige forretningsdokumenter, fører det til individuelle måter å lagre på. Dette er begynnelsen på en skjør og ikke-bærekraftig digitaliseringsreise.
Det er derfor et stort potensial i å etablere en robust, ensartet og sikker arkiveringsprosess. Den skal være brukbar av alle ansatte, enten de er på kontoret, jobber hjemmefra, bor på et hotell, osv.
En arkiveringsløsning som alltid er tilgjengelig og kan integreres i ansattes foretrukne arbeidsverktøy. For eksempel Outlook, Word, selskapets intranettportal, sentrale forretningsløsninger.
Arbeidstakeren slipper å tenke på hvordan dokumentet skal navngis, hvor dokumentet skal plasseres, hvilke rettigheter dokumentet skal gis osv.
Slutt å lagre e-poster i private mapper. Farvel til å arkivere innkommende fysisk post i løst koblede arkivløsninger, uten kobling til verken arbeidsprosesser eller andre relevante dokumenter. Lur ferdig på hvem dokumentet skulle sendes til for videre behandling.
Dupliserte og ufullstendige versjoner av dokumentet
Når arbeidet med dokumenter ikke er forankret i en dokumenthåndteringsplattform, kan det over tid oppstå ulike versjoner av det samme dokumentet. Dette skjer spesielt når flere personer må delta i utarbeidelsen og godkjenningen av innholdet. Det samme dokumentet lagres med ulike navn, og vanligvis sendes dokumentet frem og tilbake mellom de involverte personene. Dette kan skape situasjoner der det kan oppstå tvil om hvilken versjon som er den nyeste riktige versjonen.
Dessverre forlenger dette tidsbruken på hvert dokument, og risikoen for feil øker betraktelig.
Dokumenter i OnBase arkiveres sentralt, det jobbes på samme dokument og alt logges og lagres i versjoner – helt automatisk. Selve dokumentet kan krypteres slik at det ikke kan leses av andre enn de som har tilgang til det. Slutt på duplikater og tvil på hva den siste versjonen inneholder.
Hele oversikten – 360 graders visning.
Kundeservice handler mye om å være informert om hele saksprosessen og være kjent med alle kundens forhold. Det er ikke mye tid å gi bort når kunden er på telefonen, på chatten eller forventer raskt svar på e-post. Tid er en kritisk faktor for å gi den ønskede kundeopplevelsen.
Derfor er det helt avgjørende at kundeinformasjon er tilgjengelig på forespørsel. Og at all relevant informasjon, som for eksempel sakslogg, kan sammenstilles raskt. Dersom det blir nødvendig å innhente ytterligere informasjon, eller gå tilbake til historikken, bør det være enkelt og raskt å søke dersom situasjonen tilsier dette behovet.
I OnBase er informasjonen tilgjengelig, annen relevant data kan enkelt innhentes og all informasjon kan settes sammen til en god oversikt, med full oversikt.
Til beste for den enkelte medarbeider som kan ta den riktige avgjørelsen – for både bedriften og kunden. Ingen bortkastet tid, ingen feil, ingen dårlige kundeopplevelser.
GDPR As A Service
25. mai 2018 ble personopplysningsforordningen innført for alvor – både for forbrukere og bedrifter. Denne dagen ble behandling og beskyttelse av personopplysninger automatisk en del av virksomhetens ansvar og oppgave, hvor manglende overholdelse vil medføre bøter.
Dessverre utfordrer dette fortsatt mange bedrifter. Bakgrunnen for hvorfor forbrukervernet er komplekst og tungvint må finnes i virksomhetens måte å lagre og jobbe med personopplysninger på.
Selskapene samler inn, lagrer, behandler og kommuniserer personopplysninger usammenhengende – dvs. systemer snakker dårlig sammen og informasjon er spredt over mange datakilder. I tillegg har ikke policyene for området vært ledsaget av data og dokumenter fra tiden før 25. mai 2018, og samtidig er de typisk ikke oppdatert med nødvendige policyer. Dermed er det vanskelig å identifisere data som peker på vedkommende, og informasjonen gis vanligvis ikke med når og hvordan data skal slettes.
Så når forbrukere ber om innsynssaker, d.v.s. bedriftene må samle all informasjon om den enkelte kunde og presentere den for kunden, så starter det enorme maskineriet i mange bedrifter. Det er en kompleks og stor oppgave å innhente, samle inn og presentere denne typen informasjon.
Nye hvitvaskingskrav til bedrifter aktualiserer problemstillingen ytterligere, og fremtiden vil mest sannsynlig by på flere krav og lovverk fra myndighetene.
OnBase ble født med mål om å kunne spore, validere og versjonere alt. På denne måten skapes OnBase for denne alderen, hvor risikoklassifiseringer, dokumentasjon og strenge krav til styring skal kunne leveres direkte fra plattformen – vi kaller det GDPR As A Service.
Med OnBase kan selskapets policyer enkelt innarbeides og OnBase kan støtte selskapets prosesser for å automatisere og digitalisere disse så mye som mulig.
Det gamle ordtaket; godt begynt er halvveis ferdig, gjelder definitivt for OnBase. Med denne teknologien er din bedrift godt i gang med å tette hullene og effektivisere prosessene rundt hele GDPR-området.