15.08.2024

Nobly Consent effektiviserer samtykkebehandling hos Alka Forsikring

Nobly og Alka Forsikring har satt standarden for en mer moderne, strukturert og compliant tilnærming til samtykkebehandling i forsikringsbransjen. Gjennom utviklingen av Nobly Consent, har ikke bare Alkas interne prosesser blitt forbedret, men kundeopplevelsen og datasikkerheten har også blitt betydelig styrket. Sammen har vi skapt et generisk produkt som kan effektivisere samtykkebehandlingen som en integrert del av kundereisen i forsikringsbransjen.

Alka og Nobly har samarbeidet i flere år om digitaliseringen av Alkas prosesser. Samarbeidet omfatter OnBase som dokumentarkiv, sammen med en flere løsninger som forbedrer Alkas kundeopplevelse og compliance. Bruken av OnBase som dokumentarkiv hos Alka har skapt en kraftig plattform for videreutvikling og optimalisering. Ifølge Rasmus Lundvig Hansen, IT-sjef i Alka Forsikring, er det: «En sentral del av å drive et forsikringsselskap og betjene våre kunder, som OnBase og Nobly oppfyller i vår virksomhet.»

Les mer om Alka og Noblys samarbeid

Økende behov for sikker samtykkebehandling

I en bransje preget av komplisert lovgivning og strenge krav til samtykkebehandling, står mange selskaper overfor betydelige utfordringer. For å sikre compliance med regelverket, pålegger Finanstilsynet store bøter for brudd på GDPR og personopplysningsloven, som regulerer samtykkebehandling. Spesielt i forsikringsbransjen er det høye dokumentasjonskrav for compliance. Mange selskaper starter med manuelle metoder for å håndtere samtykke. Det blir imidlertid raskt klart at denne tilnærmingen er uholdbar på lang sikt, da det gjør det vanskeligere å overholde loven. Det resulterer også i en manuell og ustrukturert prosess som på grunn av de mange involverte parter blir ineffektive.

Grunnet et generelt behov i bransjen og etterspørsel fra Alka, har Nobly i samarbeid med Alka utviklet Nobly Consent. Før implementeringen av vår løsning sto Alka overfor utfordringer som mange i bransjen kan kjenne seg igjen i. Rasmus Lundvig Hansen utdyper behovet for et samtykkebehandlingsprodukt: «Behovet på vår side har vært der i mange år. I bunn og grunn handler det om å ha kontroll på våre samtykker og kunne dokumentere de samtykkene eller valgene kunden har tatt. Grunnen til at det nå har resultert i at vi ønsker et eget system er at vi har nådd et punkt hvor det gir mening å samle dem på et sentralt sted.»

Fra Alkas side var det også et sterkt ønske om å optimalisere kundereisen ved å gjøre samtykkesystemet transparent for Alkas kunder, slik at det er lett å få oversikt over de samtykkene som er gitt, samt mulighet til å endre sine samtykker online. Rasmus Lundvig Hansen udtaler:

«Generelt er det bare god kundeservice å kunne vise kundene at vi har kontroll på deres samtykker – og ha det sentralisert på ett sted, hvor du også internt kan få tilgang til det som rådgiver eller lignende.»

Nobly Consent

Nobly Consent er utviklet for å sikre at selskaper innen bank, finans, pensjon eller forsikring er i compliance med gjeldende lovgivning om innhenting av samtykke. Produktet gjør det enkelt å innhente nødvendige samtykker som en integrert del av salgsprosessen. Det gjør det lettere å være i compliance med regelverket og sikrer en digitalisert samtykkebehandlingsprosess.

Løsningen er spesielt rettet mot nevnte bransjer, da det er mange likheter mellom de utfordringene disse selskapene møter daglig. Med Nobly Consent blir samtykkebehandling en integrert del av din virksomhets kundereise. Produktet bidrar til en mer oversiktlig administrasjon, lettere fornyelse av samtykker og integrering med flere samtykkesystemer -og løsninger.

Integreringen av samtykkebehandling var et vesentlig punkt for Alka i ønsket om et nytt samtykkesystem: «Vi prøver å være proaktive med en virkelig god samlet struktur på det. I dag må vi gjøre det fra forskjellige systemer. Dette vil vi unngå i fremtiden, så på den måten er det avgjørende for oss å optimalisere effektiviteten i vår forsikringsvirksomhet ved å sentralisere samtykkebehandlingen.» Rasmus Lundvig Hansen.

Les mer om Nobly Consent

Samarbeid og innovasjon – veien til Nobly Consent

Samarbeidet mellom Nobly og Alka om utviklingen av Nobly Consent har vært en positiv opplevelse på alle måter. Fra begynnelsen var det en klar forståelse av begge parters forventninger til prosessen og produktet. Fra Alkas perspektiv var prosessen som Nobly presenterte i utgangspunktet lengre enn deres interne utviklingsprosess, men Rasmus Lundvig Hansen uttaler: «Når man har dette partnerskapet på tvers av selskaper, har det vist seg at prosessen har vært meget bra.»

Fra Noblys side er det også stor entusiasme for samarbeidet og utviklingsprosessen:

«Vi er stolte over å levere en løsning som gjør en forskjell i Alkas daglige arbeid med samtykkebehandling og compliance. I tillegg gleder det oss at vi har utviklet et produkt som kan gi verdi forsikrings- og pensjonsbransjen ved å gjøre samtykkebehandling mer integrert og compliant.» – Morten Have, CEO i Nobly.

For å sikre compliance og skape forståelse for hva produktet skulle inneholde, har Alka og Nobly i samarbeid avholdt flere workshops. Hovedfokuset gjennom hele prosessen har vært å utvikle et generisk produkt som selvfølgelig imøtekommer Alkas behov, men også kan løse problemstillinger rundt samtykkebehandling for andre i bransjen.

Gjennom dette samarbeidet har Nobly forbedret Alkas samtykkebehandling, digitalisert prosessen, sikret compliance og skapt en strukturert og effektiv tilnærming. Dette er viktig for Alka:

«Det å ha kontroll på sine samtykker som finansselskap er en forutsetning for å kunne drive. På denne måten vil Nobly Consent bli en av grunnsteinene for Alka i fremtiden for å kunne selge og behandle kundenes forsikringer. »

Rasmus Lundvig Hansen fortsetter: «Ved å ha alle samtykkene liggende på et sentralt sted kan vårt forsikringssystem og nettside integreres med Nobly Consent for å opprette, oppdatere eller få beskjed om hvilke samtykker kunden har gitt, og deretter behandle kundens forespørsel, enten det gjelder kjøp av forsikring eller i forbindelse med en skade.»

Dette samarbeidet har ikke bare vært en suksess på grunn av det endelige produktet, men også på grunn av den gode kommunikasjonen og det sterke partnerskapet vi har hatt underveis. Morten Have uttaler: «Samarbeidet med Alka om utviklingen av Nobly Consent har vært svært positivt. Vi ser frem til å fortsette vårt gode partnerskap og støtte Alka på deres digitale reise. Behovet for et integrert samtykkesystem er noe vi ser i hele bransjen, og vi er derfor glade for å kunne tilby et produkt som gavner mer enn bare den enkelte kunde.»

Kontakt oss for mer informasjon om Nobly Consent og hvordan vi kan hjelpe din bedrift.

Bestill en demo og opplev fordelene

Samtykke i forsikringsbransjen

Det faktum at Nobly Consent er utviklet i samarbeid med en kunde i forsikringsbransjen, bekrefter at vårt produkt oppfyller bransjens forventninger og krav til samtykkebehandling. Utviklingssamarbeidet med Alka viser at vårt produkt er en praktisk og effektiv måte å håndtere et problem i bransjen. Til syvende og sist handler det om å ta et skritt mot en mer moderne, strukturert og compliant tilnærming til samtykkebehandling.

Digital arkivløsning effektiviserer arbeidsflyten hos Velliv

Med Noblys implementering av OnBase har pensjonsselskapet Velliv sentralisert flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, noe som letter arbeidsflyten og gir store økonomiske besparelser.

Tidligere hadde pensjonsselskapet Velliv både fysiske og digitale arkiver plassert flere ulike steder. De hadde derfor et behov for å samle dokumentarkivene på ett sted, og i begynnelsen av 2021 bestemte Velliv seg for å kjøpe inn et nytt digitalt arkivsystem, som sentraliserer alle selskapets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner ble valgt av Velliv blant åtte potensielle IT-leverandører.

«Løsningen i OnBase støtter best våre behov, fordi systemet har en rekke funksjoner som vi opplevde er bedre enn hva andre leverandører på markedet kan presentere», sier Peter Thomsen, avdelingsdirektør for kundeservice i Velliv.

De tidligere langsomme og ressurskrevende prosessene med manuell utskrift og skanning er nå erstattet av det digitale arkivet i OnBase. Samtidig sparer Velliv utskrift av flere millioner papirer per år, noe som er både en økonomisk og ikke minst en miljømessig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsningen.

En gang digital, alltid digital

Siden implementeringen av OnBase har Velliv migrert 16 millioner dokumenter, og selskapet jobber nå med å migrere ytterligere 8,5 millioner dokumenter. Den digitale arkivløsningen i OnBase gjør at selskapets ansatte kun trenger å lete på ett sted og kan finne relevant kundeinformasjon innen kort tid.

«Arbeidsflyten vår har blitt betraktelig forenklet sammenlignet med det vi var vant til. Vi skriver ikke lenger ut og skanner dokumenter. Strategien vi følger er en gang digital, alltid digital. Det betyr at alt vil kunne finnes mye raskere når vi er ferdig med å migrere våre eksisterende arkiver», sier Peter Thomsen.

Som pensjonsselskap håndterer Velliv mye personsensitiv informasjon om sine kunder, og OnBase er nettopp innrettet til å håndtere GDPR. Samtidig har Velliv et stort behov for å kunne kontrollere hvem som har tilgang til ulike dokumenter, og den funksjonen ble derfor konfigurert i OnBase.

«Det har vært viktig for oss at vi kunne se potensialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et veldig bra produkt i OnBase fordi det er enkelt å integrere og konfigurere», sier Peter Thomsen.

Med OnBase har Velliv fått et system som møter selskapets eksisterende og fremtidige behov i deres overordnede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen ser Velliv derfor allerede på andre områder hvor OnBase med fordel kan benyttes.

AL Finans valgte Nobly og OnBase som IT-stiftelse

Som finansieringspartner innen privat og næringsleasing, faktorisering og lånefinansiering er AL Finans underlagt strenge lovkrav fra myndighetene på områder som hvitvasking.

For å overholde gjeldende lovverk og for å følge nye lovkrav har AL Finans valgt den fremtidssikre IT-plattformen OnBase som en del av grunnlaget for selskapets digitale arbeidsflyter, risikoklassifisering og dokumenthåndtering. Nobly har stått for implementeringen av OnBase, noe som har resultert i korte responstider, frigjort betydelige personalressurser og styrket risikoklassifisering.

AL Finans opererer i et høytransaksjonsmiljø, hvor sikker og effektiv saksbehandling og raske responstider er avgjørende for deres konkurranseevne. Beslutningen om å tråkke på digitaliseringsakseleratoren resulterte høsten 2020 i et sterkt samarbeid med konsulenthuset Nobly.

«Vår tilnærming fra starten var et ønske om et moderne AML-system, det vil si et anti-hvitvaskingssystem. Vi trengte en finmasket og konsistent screening i vår onboarding-prosess og vår due diligence, fra PEP-screening og sanksjonsscreening av kunder og reelle eiere av selskaper, til screening av terrorlister osv. Alt for å automatisk kunne identifisere risikoklassifiseringer og følge lovverket som oppdateres fortløpende. Vi så på forskjellige systemer som spesialiserte seg på AML, men valget vårt falt raskt på OnBase. Som plattform gir OnBase oss en velsmurt motor for håndtering av AML, men er også en integrasjonsplattform som er integrert med våre kundevendte systemer. Samtidig kunne OnBase også gjøre utrolig mange andre ting, som åpnet opp noen nye muligheter for oss som selskap. Som sådan var beslutningen derfor ganske enkel for oss med de mange fremtidige mulighetene for automatisering», sier Johan Ploug Aagaard, underdirektør i AL Finans.

Fleksibiliteten til OnBase ble satt på prøve kort tid etter første del av implementeringen, da det kom nye strengere lovkrav for rapportering om statsborgerskap. Tilføyelsen til den eksisterende risikoklassifiseringen var enkel og smidig, akkurat som de andre funksjonalitetslagene som senere har blitt lagt til systemet.

Sparer 2300 timer med manuelle oppføringer

Risikovurderinger ble tidligere gjort manuelt i Excel, som var en svært ressurskrevende prosess. I dag er alle arbeidsprosesser digitale og automatiske når AL Finans mottar en lånesøknad. Den skreddersydde OnBase-løsningen søker i relevante databaser, hvoretter det automatisk produseres en risikoklassifisering. I mellomtiden kan ansatte fokusere tiden sin på mer verdiskapende og kundevendte aktiviteter.

Hele den optimaliserte prosessflyten er skapt i nært samarbeid mellom AL Finans og Nobly, og har resultert i betydelige tidsbesparelser:

”Hvis vi tar utgangspunkt i antall søknader som kom inn i 2020, kan vi se frem til en besparelse på minst 2300 dugnadstimer per år, i denne første fasen av digitaliseringsreisen vår med Nobly og OnBase alene. Men én ting er å ha spart timer, en annen ting er at vi har oppnådd enhetlighet og høyere kvalitet i dette arbeidet, nettopp fordi det er digitalisert. Brukerne synes det er fantastisk at de slipper å bruke tid på manuelle oppføringer og mange manuelle oppslag, men kan heller bruke tiden på dialog og rådgivning til kundene. Jo raskere vi kan komme tilbake med et svar, jo bedre – det gir oss fornøyde kunder og selvfølgelig også konkurransefortrinn. Vi har blitt mer effektive og kan rett og slett behandle flere saker pr medarbeider, og vi kan derfor vokse virksomheten ytterligere med samme antall ansatte som vi har i dag,» fastslår Johan Ploug Aagaard.

En leverandør med bransjeinnsikt

Som Europas ledende OnBase-konsulentfirma har Nobly spesialisert seg på forretningskritiske IT-løsninger for bl.a. bank-, finans- og forsikringsbransjen. En stilling som fikk stor betydning da AL Finans skulle finne sin fremtidige samarbeidspartner.

”Nobly vant først og fremst vår tillit basert på deres store innsikt i bransjen vi er en del av, og i kraft av deres kompetanse på AML-området spesielt. Det er et felt som i vår bransje er i kontinuerlig utvikling, og som kan utfordre oss til å raskt implementere nytt lovverk. Jo enklere og enklere vi kan implementere regelverk, jo mer fleksible og raskere er vi i stand til å betjene kundene våre – noe som er avgjørende i vår bransje. Nobly brakte den forståelsen inn i samarbeidet fra starten av. Det var betryggende å sitte overfor en leverandør som hadde innsikt i både bransjen og kravene vi skulle møte,» forklarer Johan Ploug Aagaard.

OnBase som en katalysator for digitalisering

AL Finans har høye ambisjoner for fortsatt digitalisering av virksomheten, hvor OnBase vil være en sentral løsning.

”Hele kundearkivet vårt skal lagres i OnBase, for å gi 360° kundeoversikt over alle relasjoner, leasing- og lånekontrakter, signerte dokumenter osv. I fremtidige prosjekter må vi også ha bygget inn mer løpende due diligence i risikoklassifiseringene våre. Når vi fortløpende kan screene våre kunder på ulike kritiske parametere, vet vi også hvilken risiko vi ser på. I dag gjør vi risikoklassifiseringer i forbindelse med selve onboarding-tiden, men vi ønsker å gjøre det mer dynamisk i fremtidige prosjekter, så at prosessen går kontinuerlig på hele vår portefølje. Dette vil bety at vi over tid får de rette kundene på bok, og alltid har fingeren på pulsen i porteføljen. OnBase er en viktig del av vår fremtidssikring og vekstmotor,» avslutter Johan Ploug Aagaard.

Nytt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i forkant når det gjelder kundeopplevelse og datasikkerhet

I mai 2018 trådte den nye personopplysningsforordningen i kraft, med strenge krav til lagring og bruk av sensitive personopplysninger.

For Alka Forsikring var det en anledning til å se gjennom alle forretningsprosedyrer og prosesser for blant annet å sikre best mulig kontroll over håndteringen av sensitive personopplysninger. Nobly tilbød Alka en løsning angående alle dokumenter; En dokumentportal basert på OnBase av Hyland. My Alka tilbyr i dag den enkelte kunde en sikker oversikt over engasjement og sakskorrespondanse, og Alka er dermed godt rustet for fremtidens digitale løp.

”Til tross for kontinuerlig digitalisering, hadde vi for rundt to år siden fortsatt omtrent 2 km med hyller med fysiske skadesaker. Vi hadde et møte med Iron Mountain om en skanneløsning med fysisk lagring av alle disse sakene, og på møtet ble vi også møtt av deres partner Nobly. Før det var den nye personopplysningsforordningen (GDPR) kunngjort, som gjorde at vi måtte ha et helt nytt dokumenthåndteringssystem for å sikre kontroll med at vi fulgte de nye reglene, blant annet i korrespondanse med våre kunder Vanlig brevpost og e-bøker er dyre alternativer, og gir etter vår erfaring ikke den beste kundeopplevelsen. Vi valgte i stedet å jobbe med et sentralt dokumentarkiv som grunnlag for at kundene skal se alt på Min Alka,» sier Claus Heuck, områdesjef i Alka Forsikring.

En intuitiv og fremtidssikker løsning

Alka har tradisjon for å være veldig sterke når det kommer til fornøyde kunder. Kundeopplevelse og god service er høyt prioritert, og var også et viktig utgangspunkt for løsningen som Alka ønsket. Fra starten var omfanget begrenset til en intuitiv dokumenthåndteringsløsning, som i utgangspunktet inkluderte TIA-dokumenter, det vil si korrespondanse fra Alka til kunden om aktuelle forsikringssaker.

”Vi hadde to grunnleggende krav til løsningen: Det første var kravet om et sentralt arkiv i Mit Alka, hvor kunden kan logge seg inn og se engasjement og sakskorrespondanse fra TIA. Det andre var kravet om sentral logging av dokumenter, som GDPR foreskriver. Etter en grundig tilbuds- og informasjonsprosess samt påfølgende analyse av leverandører, falt valget på Nobly og OnBase», sier Produkteier Jesper Kiel Sloth og fortsetter: «Da hadde vi bare rundt to måneder igjen på å implementere løsningen, som ærlig talt fungerte uhåndterlig. Men Nobly tilbød en utprøvd og fremtidssikker løsning, og kjemien var god på møtene.»

«Nobly er et relativt lite konsulentselskap, men med store kunder som blant annet de danske regionene, hadde vi tillit til at de kunne klare oppgaven. De demonstrerte tidlig i prosessen at de forsto våre behov og forretningsprosesser. Deres inngående kunnskap om dokumenthåndtering, i kombinasjon med viljen til å jobbe fleksibelt på den smidige måten vi selv opererer på, var det som brakte oss i mål i tide.”

Omfanget vokste underveis

Den innledende oppdagelsesfasen var avgjørende for løsningen, sier prosjektleder i Alka, Stine Kensø: «Vi hadde mange små og effektive arbeidsmøter rundt hele virksomheten. Nobly var fysisk tilstede og ble kjent med alle hjørnene av virksomheten vår, og de klarte å stille mange spørsmål i forhold til arbeidsprosessene våre. I tidligere leverandørvalgsprosesser har jeg opplevd å møte et sterkt og overbevisende team, for så å møte konsulenter senere i prosessen som ikke er i nærheten av de som solgte løsningen. Det opplevde vi absolutt ikke denne gangen. Tidsplanen var stram, men vi følte oss trygge etter å ha valgt et fremtidssikkert system med mange workflow-alternativer.”

Jesper Kiel Sloth er enig: «Noblys tilnærming til OnBase gjennom hele prosessen har vært at systemet kan løse våre behov. Omtrent 14 dager inn i implementeringsprosessen måtte vi innse at vi måtte inkludere arkivering av e-postkorrespondanse uten vedlegg i løsningen. Det var ikke en del av den opprinnelige avtalen. Men en stor del av vår korrespondanse med kunder foregår via e-post uten vedlegg, så det var bare fornuftig å inkludere dem også. Her viste Nobly seg å være super endringsvillige, og de kom med en god løsning, hvor systemet automatisk spør om eposter fra huset skal sendes normalt eller direkte til Mit Alka. Vi løste faktisk mange ekstra GDPR-relaterte oppgaver sammen med det første, smale omfanget.”

Morten Have er forretningsutviklingsdirektør og partner i Nobly og har vært med i prosjektet fra starten. Han har ikke annet enn ros for samarbeidet med Alka i en til tider hektisk prosess: «Alka har vært ekstremt god å samarbeide med. I IT avgjøres ofte ting på ledernivå. På Alka var det omvendt. Her har brukerne drevet utviklingen, og har reagert raskt når noe ikke fungerte i praksis. Det har vært utrolig sterkt. Alka hadde viljen til å stille de nødvendige ressursene til rådighet, og vi trengte ikke å vente på e-post eller møter for å komme videre. Vi hadde en teknisk prosjektleder som satt fysisk på Alka, noe som har vært avgjørende for prosessen. Det var selvfølgelig også av stor betydning at Alka fra starten av valgte en voksenløsning, som inneholdt et bredt utvalg OnBase-moduler som var enkle å bygge ut. Det var blant annet det som gjorde det mulig å koble e-postintegrasjon uten de store kostnadene,» avslutter Morten Have.

Forberedte ansatte og fornøyde kunder

12 superbrukere fra ulike avdelinger var de første som ble opplært i det nye dokumenthåndteringssystemet. De fungerte som ambassadører ute i avdelingene, hvor OnBase har blitt godt mottatt av brukerne.

”Systemet er veldig intuitivt og enkelt, og brukerne har kunnet jobbe med det stort sett fra dag én – selv om starten er vanskelig, og selvfølgelig var det mange spørsmål i starten. Brukerne har tatt godt imot det nye dokumenthåndteringssystemet og flere ber allerede om tilgang til flere av funksjonene,» sier Stine Kensø.

Hos Alka er det bred enighet om at OnBase har vært en god plattform for deres digitale reise. Fra utsiden får forsikringsselskapet også ofte skryt for sine digitale løsninger, blant annet av FinansWatch. Alka har i mange år vært et av Danmarks raskest voksende forsikringsselskap med noen av markedets mest fornøyde kunder, mens Alkas inntjening har vært på nivå med de beste på markedet. En stilling som i desember 2017 førte til at selskapet ble kjøpt opp av Tryg, men fortsetter som en selvstendig merkevare.

”Forsikring har pr definisjon rykte for å være kjedelig og uforståelig. Derfor er det Alkas mål å gjøre det enkelt og levere god kvalitet til en lav pris. OnBase gir oss noen effektive prosesser og lave kostnader, som gjør at vi kan tilby akkurat dette. Kundene synes det er ganske naturlig at de kan finne sine retningslinjer, betingelser og korrespondanse i Mit Alka,» sier Jesper Kiel Sloth og avslutter: «Vi overholder personopplysningsforordningen, og vi viser relevante dokumenter til aktuelle kunder og ansatte. Vi gleder oss allerede til neste fase med OnBase, hvor vi skal bli enda skarpere på digitale prosesser og workflows. Vi kan blant annet se at både økonomi, HR og hele forretningsområdet kan ha stor nytte av OnBase. Og vi har ennå ikke hørt Nobly si: ‘Det kan vi ikke gjøre’.»

OUH håndterer dokumenter elektronisk med OnBase

Ved hjelp av elektronisk dokumenthåndtering forbedrer Odense Universitetssykehus (OUH) pasientbehandlingen ved å redusere ventetidene, øke de ansattes tilfredshet med umiddelbar tilgang til nødvendige dokumenter og redusere arbeidskrevende prosedyrer i forbindelse med etterlevelse av journalføringskrav.

Odense Universitetssykehus (OUH) er et av Danmarks største sykehus med 7500 ansatte og mer enn 1000 senger. Sykehuset behandler årlig 350 000 inneliggende pasienter, 60 000 akuttmottakspasienter og 488 000 polikliniske pasienter. Det gis dermed omsorg 24 timer i døgnet, syv dager i uken. Siden journallagring tidligere tok 7 kilometer fysisk plass, trengte OUH en elektronisk dokumenthåndteringsløsning som kunne redusere kostbar papirlagring og støtte elektronisk pasientjournal (EPJ).

Kravene fra OUH var derfor at elektronisk pasientjournal og tilhørende dokumenter skulle være tilgjengelig umiddelbart og sikkert via internett til alle tider av døgnet. Løsningen måtte være i samsvar med nasjonal lovgivning om lagring av journaler og pasienters personopplysninger. OUH ønsket en elektronisk dokumenthåndteringsløsning som ville muliggjøre enkel integrasjon med ethvert EPJ-system som måtte være nødvendig i fremtiden.

Effektivitet og plassbesparende

Med umiddelbar tilgang til etterspurte dokumenter og reduksjon av arbeidskrevende prosedyrer for etterlevelse av dokumenthåndteringskrav, kan OUH redusere pasientens ventetid og skape plass til private besøksområder på sykehuset i rom som tidligere ble brukt til papiroppbevaring.

«Med OnBase er tilgangen til dokumenter 64 ganger raskere enn med papirversjonen», sier seksjonsleder ved OUH, Jette Kotsis, og utdyper: «Før OnBase tok det ansatte 7 minutter å hente de nødvendige dokumentene, men med OnBase var dokumenter hentes på 7 sekunder.»

Ved å eliminere oppgaver som tidligere krevde mye papir og dermed økte forbruket av tid og penger i forbindelse med pasientkontakt, for eksempel utfylling eller manuell innhenting av papirdokumenter, har OUH kunnet flytte mange sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger. I tillegg er lagringsplass på sykehus svært kostbart, og derfor hadde eliminering av 7 kilometer med papirjournaler i seg selv en høy verdi.

I motsetning til OUHs tidligere dokumenthåndteringssystem, som hadde klientprogramvare for dokumenthenting installert på alle arbeidsplasser, kan OnBase oppdateres på serveren fremfor på de over 2000 IT-arbeidsplassene.

OnBase skaper verdi for flere avdelinger

I Odense ble OnBase valgt som utgangspunkt på grunn av systemets muligheter for nettilpasset dokumenthåndtering, men implementeringen er utvidet til også å omfatte ytterligere administrative behov og krav til journalhåndtering ved sykehuset.

OnBase håndterer også andre forretningsprosesser ved OUH, som inkluderer en arbeidsflyt som tar sikte på å lette forhandlinger mellom fagforeninger og sykehus. I tillegg skal en plan omhandle bemannings- og personalspørsmål. Samtidig var behovet for opplæring av ansatte involvert i OnBase-prosessene minimalt ved OUH. «Det er et veldig brukervennlig system,» utdyper Jette Kotsis.

Digitalisering er det grønne valget

Implementeringen av OnBase og Cosmic (OUHs EPJ-system) støtter miljøvennlige, «grønne» tiltak, siden elektroniske dokumenter reduserer den kostbare betydningen av papir i forbindelse med dokumentbaserte prosesser. Ressurser og kostnader knyttet til trykking, lagring, frakt og papirproduksjon reduseres ved bruk av elektroniske dokumenter.

Fremtidssikker løsning

I fremtiden er det sannsynlig at det innføres en felles løsning i helsevesenet som oppfyller alle krav mellom alle EPJ-systemer i Skandinavia. Det krever derfor at alle sykehus oppbevarer sine dokumenter i elektronisk form. Med OUHs løsning med Cosmic og OnBase er sykehuset langt fremme med tanke på å forberede eventuelle fremtidige krav til nasjonal elektronisk pasientjournal (EPJ).

For å overholde gjeldende nasjonal lovgivning vedrørende oppbevaring av elektroniske dokumenter, bruker OUH OnBase CD Authoring for å lage en journal for datagjenoppretting ved et IT-systemkrasj direkte fra OnBase-systemet.

Helsepersonell fra hele Europa kommer jevnlig til Odense for å se de fremtidsrettede prosessene ved OUH, og mange bruker sykehusets vellykkede metoder som modell for ideer for fremtidig implementering med mål om å effektivisere prosesser og forbedre pasientbehandlingen ved bruk av en langsiktig EPJ.

Jette Kostis understreker at «alle sykehus bør ha et system som OnBase».

Fordeler med elektronisk dokumenthåndtering med OnBase

Behandling av flere pasienter uten å kreve ekstra personell eller ressurser.
Bedre utnyttelse av begrenset og kostbart sykehusareal. Plassen som tidligere ble brukt til lager skal gjøres om til tilleggsrom med uforstyrret pasientbehandling.
Autorisert helsepersonell kan søke etter nødvendige dokumenter i forbindelse med pasientens elektroniske journal 64 ganger raskere enn ved papirprosesser.
Ansatte kan få tilgang til informasjon direkte fra Cosmic på bare 7 sekunder, sammenlignet med mer enn 7 minutter før OnBase-implementering.
Fjerning av papirkrevende søk og arkivering som økte tidsforbruket og kostnadene knyttet til pasientkontakt, som også åpner for overføring av sekretærer fra alle avdelinger til andre nødvendige sekretærstillinger.
Reduserer kostnader og støtter miljøtiltak ved å minimere papirproduksjon, utskrift, lagring og frakt forbundet med papirintensive, dokumentbaserte prosesser.
Overholder nasjonale krav til oppbevaring av dokumenter som krever at sykehus oppbevarer journaler i 15 år.
Utruster organisasjonen til å overholde fremtidige nasjonale krav angående EPJ.

Visma øker sikkerheten og minimerer behandlingstiden med OnBase

Som leverandør av nettbasert fakturering og inkassotjenester mottar Visma Collectors AS daglig store mengder fysisk post, som inneholder sensitive personopplysninger. Dette stiller store krav til tidkrevende håndtering av dokumentene. Implementeringen av OnBase har redusert håndteringstiden pr brev med 70% og har digitalisert arkiveringsprosessen 100%.

Norske Visma Collectors AS leverer fakturerings- og inkassotjenester til private og offentlige virksomheter. Det betyr at det daglig mottas store mengder personlig sensitiv post fra kunder, myndigheter, debitorer og kreditorer. Tidligere ble det brukt 4-5 årsverk på håndtering av innkommende post, som etter loven skal besvares innen 2 dager etter mottak. Det kan være en utfordring å overholde denne fristen, på samme måte som post kan forsvinne eller risikere å bli stående uadressert av den enkelte saksbehandler. På denne bakgrunn besluttet ledelsen å effektivisere og digitalisere håndteringen av innkommende post.

”Vi ønsket å sette ut prosessen til en ekstern partner som skulle sørge for at sikkerhet, effektivitet og punktlighet var på topp. Vi tok kontakt med Iron Mountain, som i samarbeid med Nobly presenterte oss for ECM-løsningen OnBase. Det var den perfekte løsningen fra starten av – en virkelig god match,» sier Thomas Skørten, leder for forretningsutvikling i Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På bakgrunn av en grundig analyse av de interne forretningsprosessene, leverte Nobly en skreddersydd løsning, hvor Iron Mountain har ansvaret for å skanne posten direkte inn i OnBase. I det enkelte brev identifiseres opplysninger som referanse, saks- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres riktig i systemet.

På denne måten er håndteringstiden redusert fra 4-5 årsverk til ca. 2 årsverk hos Visma.

”Løsningen har redusert håndteringen av fysisk post med 100%, og redusert behandlingstiden for de enkelte dokumentene med gjennomsnittlig 70%. Fra et økonomisk synspunkt er dette en stor seier for oss. Alle saksbehandlere kan enkelt finne dokumenter, da alt er logisk kategorisert og arkivert i OnBase. Tidligere kunne vi oppleve at vi ikke svarte på et dokument i tide fordi det ikke var registrert i systemet vårt. Nå kan vi fullt ut overholde alle våre interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post går tapt i dette systemet. Det er også en stor gevinst for oss at OnBase er GDPR-godkjent. Vi har ikke lenger brevpost liggende hos de enkelte saksbehandlerne, da all fysisk post blir ødelagt etter skanning og arkivering i OnBase. Her slettes også dokumentene automatisk når saken er behandlet. Det har tradisjonelt vært en kjempeutfordring, som nå er løst,» sier Thomas Skørten.

Enkel å tilpasse

Når flere vitale IT-systemer i en organisasjon skal snakke sammen, er det typisk en kostbar og tidkrevende prosess som kan ende opp med å gi rigide løsninger. En av de store fordelene med OnBase er at det ikke påvirker kjernesystemet, men enkelt kan integreres og skreddersys til den enkelte bedrifts behov. Som IT-leverandør har Nobly vært ansvarlig for tilpasning til gjeldende forretningsprosedyrer samt opplæring av utvalgte medarbeidere som har drevet prosessen.

”OnBase har vært lett å tilpasse til våre eksisterende systemer. Vi bruker for eksempel Actic inkassosystem, hvor vi tidligere måtte bruke 4-5 klikk for å videresende et dokument til rettslig behandling. Nobly utviklet en «hurtigknapp» i OnBase, som videresender via 1 klikk. Generelt er det min erfaring at OnBase er en veldig konfigurerbar løsning hvor det er enkelt å legge til knapper. Det sparer oss for mye programmeringstid,» fastslår Thomas Skørten.

Fase 1, som inkluderte digitalisering av den innkommende posten, er nå så godt forankret i organisasjonen at Visma Collectors nå har begynt å se fremover til neste fase:

”Alle våre ansatte har tatt godt imot OnBase, som har blitt en naturlig del av hverdagen. Det er de ansatte som driver prosessen, og de er glade for å kunne jobbe mer effektivt med sakene. De ansatte er våre viktigste ambassadører for våre tjenester, og de gleder seg til å komme i gang med fase 2, som inkluderer den utgående kommunikasjonen. Alle dokumentene som vi produserer internt og sender ut må etter hvert også lagres i OnBase for å gi optimal workflow. Kunder skal for eksempel kunne signere dokumenter digitalt når de har fått melding om at de er klare på nett. Dette skal igjen bidra til at sensitive personopplysninger og sakshistorikk behandles korrekt, og automatisk slettes når lånet er fullt betalt og saken avsluttet. Det er min forventning at denne integrasjonen vil forbedre behandlingstiden med ytterligere 20%,» anslår Thomas Skørten.