Alka Forsikring går fra avkrysningsbokser til full sporbarhet etter 6 måneder med Nobly Consent
I mange forsikringsselskaper er håndteringen av kundesamtykker fortsatt preget av manuelle prosesser og tunge compliance-krav. Alka Forsikring bestemte seg for å gjøre noe med det – og resultatene taler for seg selv. Etter et halvt år med Noblys samtykkeløsning, Nobly Consent, har Alka Forsikring styrket compliance, skapt større tillit blant kundene og etablert en mer transparent og effektiv samtykkeprosess.
Fra manuelt samtykke til digital trygghet
Tidligere ble kundesamtykker gitt muntlig over telefon og håndtert gjennom interne prosesser der registreringen ble gjort manuelt.
I dag er samtykke en integrert del av salgsprosessen hos Alka Forsikring. Kundene møter en tydelig digital prosedyre, der det å gi samtykke er en forutsetning for å kunne fullføre et salg.
Ved siden av effektivitet er det aller viktigste en korrekt og transparent behandling av kundens samtykke.
«Det handler om å gjøre det riktig»
Samtykke har blitt en sentral disiplin i forsikringsbransjen – både av hensyn til kundene og myndighetene.
Med Nobly Consent har Alka nå ett samlet system for både malstyring og samtykkearkiv.
«Nå kan vi dokumentere nøyaktig hva kunden har sagt ja til – og når. Det gir både oss og kunden ro i sjelen,» sier Pernille Bauer, Product Owner i Alka Forsikring.
Dette betyr at Alkas medarbeidere raskt og effektivt kan finne frem til den nøyaktige versjonen av et samtykke, mens compliance-teamet kan dokumentere prosessen på et øyeblikk.
Kundene forstår nå tydelig hva de gir samtykke til. MitID sikrer at godkjenningen kommer fra riktig person, og datakvaliteten har blitt betydelig forbedret.
Når samarbeid føles som hverdagsarbeid
Ifølge Pernille Bauer har samarbeidet med Nobly vært preget av tett dialog og raske avklaringer. «Vi kunne ta direkte kontakt med utviklerne, og det gjorde samarbeidet både enkelt og naturlig,» sier hun.
Gjennom prosessen har Alka og Nobly fortløpende justert løsningen – blant annet ved å legge til muligheten for å samle flere samtykker og ved å innføre en plan B dersom systemet skulle være utilgjengelig.
«Behovene våre utviklet seg underveis, og Nobly var raske til å tilpasse seg. Det gjorde en stor forskjell,» legger hun til.
Resultatet er en løsning som utvikler seg i takt med virksomheten – uten å gå på kompromiss med sikkerheten. Hos Nobly handler partnerskap som dette om å oversette forretningsbehov til bærekraftige løsninger som kan tilpasses over tid.
Fremover vil Alka fortsette å videreutvikle løsningen sammen med Nobly – for når regelverket endres, må verktøyene følge etter.
«Samtykke er kommet for å bli – og med Nobly Consent står vi godt rustet,» sier Pernille Bauer.
Etter et halvt år i drift har Nobly Consent blitt en naturlig del av Alkas arbeidsdag – og selve fundamentet for fremtidens kundereiser.
Hos Nobly gleder vi oss over at samarbeidet med Alka – og til å videreutvikle løsningen i takt med at samtykkekrav og kundereiser utvikler seg i hele forsikringsbransjen.
«Samtykke er kommet for å bli – og med Nobly Consent står vi godt rustet,»
Pernille Bauer
Product Owner I Alka Forsikring
16.06.2025
Fremtind holder oversikt over 200 millioner dokumenter – med hjelp fra Nobly
Når over 200 millioner dokumenter er selve ryggraden i virksomheten, er det ikke rom for nedetid. Derfor har Fremtind, et av Norges største forsikringsselskaper, valgt et stabilt og trygt arkivmiljø med OnBase by Hyland – og Nobly som lokal, pålitelig partner.
Fremtind, som i dag er et av Norges største forsikringsselskaper, valgte OnBase som sin arkivplattform allerede i 2016 – den gang under navnet Sparebank1 Forsikring. Fusjonen mellom Sparebank1 og DNB i 2018 ga opphav til Fremtind, og i samme periode etablerte Nobly seg i Norge. Fremtind og Nobly har siden 2019 jobbet tett sammen for å sikre stabil drift, effektiv dokumenthåndtering og lokal support.
Dokumenthåndtering i stor skala – OnBase som forretningskritisk system
«Hvis OnBase stopper, så stopper store deler av butikken,» sier Hege Line, Leder Leveranse Fellestjenester i Fremtind – og understreker dermed hvor kritisk systemet er for selskapet. Med over 200 millioner dokumenter og en kompleks selskapsstruktur har Fremtind behov for et solid og skalerbart arkivsystem som kan støtte både fusjoner og fremtidig vekst. OnBase er valgt som plattform for å levere stabilitet, fleksibilitet og høy ytelse på tvers av hele organisasjonen.
OnBase er langt mer enn et arkiv – det er en plattform som driver automatiserte arbeidsprosesser, sikrer korrekt tilgangsstyring og integreres sømløst med Outlook og andre digitale flater som brukes aktivt i Fremtinds daglige saksbehandling.
Fremtind har valgt en on-premise-løsning, der deres interne team selv har ansvar for daglig drift og konfigurasjon av OnBase. Det gir selskapet stor fleksibilitet og kontroll: «Det gir oss en effektiv arbeidshverdag og sørger for at vi har basis kompetanse på løsningen, noe som er viktig for oss» forklarer Hege Line, Leder Leveranse Fellestjenester i Fremtind.
Når mer komplekse behov oppstår – for eksempel større oppgraderinger og feilsøking – bistår Nobly med både support og konsulentbistand. En viktig faktor i dette samarbeidet er den lokale tilstedeværelsen i Norge. «Det at vi kan tilby lokale konsulenter er av stor verdi – det skaper nærhet, forståelse og raskere problemløsning», sier Kenneth fra Nobly.
Samarbeidet bygger på tillit og respekt for Fremtinds tekniske selvstendighet – men med Nobly i ryggen når det virkelig gjelder.
Fokus på compliance
Compliance er et sentralt fokusområde for Fremtind – både når det gjelder datasikkerhet, tilgangskontroll og dokumentasjon. Her spiller både OnBase og Nobly viktige roller: OnBase som en robust og compliance-vennlig plattform, og Nobly som en fremtidsrettet og engasjert partner.
“Jeg opplever Nobly som en seriøs aktør som jobber aktivt og systematisk med compliance – og det er jo helt klart viktig for oss” siger Hege fra Fremtind.
Nobly har blant annet fungert som pilotleverandør i arbeidet med å møte de nye DORA-kravene, og har levert både rådgivning og løsninger som styrker sporbarhet og kontroll.
Fremtind og Nobly har gjennom flere år bygget et partnerskap der stabil dokumenthåndtering, lokal tilstedeværelse og felles forståelse for forretning og compliance har vært avgjørende. OnBase fungerer som en solid ryggrad i Fremtinds dokumenthåndtering – og Nobly som den partneren som sikrer at plattformen støtter både daglig drift og strategiske mål. Dette samarbeidet ser vi frem til å fortsette!
Jeg opplever at Nobly tar compliance på alvor, noe som er veldig viktig for oss i Fremtind
Hege Line
Leder Leveranse Fellestjenester i Fremtind
18.02.2025
Storebrand sikrer compliance og effektivitet gjennom langsiktig samarbeid med Nobly
Med fokus på effektivisering og compliance har Nobly hjulpet Storebrand med å styrke deres informasjonsforvaltning og effektivisere arbeidsprosesser – et partnerskap som nå er forlenget med fem år.
Bakgrunnen for samarbeidet
Storebrand er en av Norges ledende finanskonsern med over 2 300 ansatte og en historie som strekker seg tilbake til 1767. I 2019 sto Storebrand overfor en utfordring da de trengte en ny partner for dokumenthåndtering. Fredrik Skurdal, leder for Shared Services i Storebrand Digital, beskriver valget av Nobly som samarbeidspartner: “Det vi opplevde med Nobly, som gjorde at vi til syvende og siste valgte Nobly, var at i tillegg til å levere et godt produkt, så hadde Nobly også en helt tydelig, klar plan på hvordan man skulle gjennomføre en migrering til et nytt system. “
Styrking av hverdagen i Storebrand
En av de konkrete fordelene med samarbeidet har vært etableringen av OnBase, et sentralt system som integreres med Salesforce og muliggjør rask og sikker tilgang til dokumenter. Kenneth Eriksen, Sales Manager i Nobly Norge, utdyper: “Vår målsetning er at Storebrand opplever at Noblys løsninger ivaretar Storebrands krav til sikker informasjonshåndtering, og at Nobly er en partner som bidrar til en reell forbedring i hverdagen.”
Nobly har levert en løsning baseret på OnBase, der skaber en overskuelig brugeroplevelse. Dette har betydet:
Raskere prosesser: Forbedringer som økt hastighet på arkivering har ført til en merkbar effektivisering i hverdagen. Med et arkiv på over 160 millioner dokumenter, gir digitalisering og automatisering av dokumenthåndtering store tidsbesparelser.
Tidsbesparelser: Arbeidsprosesser er strømlinjeformet, slik at Storebrands ansatte kan fokusere på verdiskapende oppgaver i stedet for å bruke tid på arkivering i flere systemer.
Compliance: Noblys løsninger sikrer at Storebrand oppfyller stadig strengere regulatoriske krav. Fredrik Skurdal fra Storebrand uttaler: «Det er helt klart et område som Nobly både kan mye om, men også som de har høyt prioritert. Og det er veldig, veldig viktig for Storebrand.»
Samarbeidet har resultert i en mer effektiv informasjonsforvaltning, der ett samlet system erstatter flere ulike løsninger. Nobly har utviklet en signeringsklient for Storebrand som er integrert med eksisterende systemer. Compliance er også en viktig prioritet for Storebrand, og Nobly er stolte av å være en partner man kan stole på – også i fremtiden. Fredrik Skurdal forklarer: “Vi ser at vi får reguleringer knyttet til DORA, enda sterkere krav på compliance. Vi ser at Nobly tar compliance seriøst og det er også mine forventninger at Nobly fortsetter å holde seg oppdatert og at vi sammen sikrer og varetar de kravene som hele tiden er gjeldende.”
Det tette samarbeidet og den gjensidige åpenheten mellom Nobly og Storebrand har vært uvurderlig for å lykkes med digital dokumenthåndtering. Den geografiske nærheten gir trygghet og sikrer rask og effektiv håndtering av oppgaver. Kenneth Wie Eriksen legger til:
«Å være tett på våre kunder er noe vi prioriterer høyt. Med avdeling i Norge og våre konsulenter ute hos kunden, har vi kunnet bygge en relasjon som skaper verdi for begge parter».
Fremtidens partnerskap
Med ny femårige kontrakt ser både Storebrand og Nobly frem til et fortsatt solid partnerskap. Hos Nobly har vi ambisjoner om å bli en enda bredere strategisk partner. Fredrik Skurdal oppsummerer sine forventninger til fremtiden: «Mine forventninger fremover er, at vi skal fortsette det gode samarbeidet, og at vi sammen skal videreutvikle og forbedre gode løsninger for Storebrand. »
Med Nobly har vi fått utviklet løsninger som er trygge, robuste og brukervennlige – noe som sparer oss tid og lar oss fokusere på andre viktige oppgaver.
Fredrik Skurdal
Leder af Shared Services I Storebrand Digital
15.08.2024
Nobly Consent effektiviserer samtykkebehandling hos Alka Forsikring
Nobly og Alka Forsikring har satt standarden for en mer moderne, strukturert og compliant tilnærming til samtykkebehandling i forsikringsbransjen. Gjennom utviklingen av Nobly Consent, har ikke bare Alkas interne prosesser blitt forbedret, men kundeopplevelsen og datasikkerheten har også blitt betydelig styrket. Sammen har vi skapt et generisk produkt som kan effektivisere samtykkebehandlingen som en integrert del av kundereisen i forsikringsbransjen.
Alka og Nobly har samarbeidet i flere år om digitaliseringen av Alkas prosesser. Samarbeidet omfatter OnBase som dokumentarkiv, sammen med en flere løsninger som forbedrer Alkas kundeopplevelse og compliance. Bruken av OnBase som dokumentarkiv hos Alka har skapt en kraftig plattform for videreutvikling og optimalisering. Ifølge Rasmus Lundvig Hansen, IT-sjef i Alka Forsikring, er det: «En sentral del av å drive et forsikringsselskap og betjene våre kunder, som OnBase og Nobly oppfyller i vår virksomhet.»
I en bransje preget av komplisert lovgivning og strenge krav til samtykkebehandling, står mange selskaper overfor betydelige utfordringer. For å sikre compliance med regelverket, pålegger Finanstilsynet store bøter for brudd på GDPR og personopplysningsloven, som regulerer samtykkebehandling. Spesielt i forsikringsbransjen er det høye dokumentasjonskrav for compliance. Mange selskaper starter med manuelle metoder for å håndtere samtykke. Det blir imidlertid raskt klart at denne tilnærmingen er uholdbar på lang sikt, da det gjør det vanskeligere å overholde loven. Det resulterer også i en manuell og ustrukturert prosess som på grunn av de mange involverte parter blir ineffektive.
Grunnet et generelt behov i bransjen og etterspørsel fra Alka, har Nobly i samarbeid med Alka utviklet Nobly Consent. Før implementeringen av vår løsning sto Alka overfor utfordringer som mange i bransjen kan kjenne seg igjen i. Rasmus Lundvig Hansen utdyper behovet for et samtykkebehandlingsprodukt: «Behovet på vår side har vært der i mange år. I bunn og grunn handler det om å ha kontroll på våre samtykker og kunne dokumentere de samtykkene eller valgene kunden har tatt. Grunnen til at det nå har resultert i at vi ønsker et eget system er at vi har nådd et punkt hvor det gir mening å samle dem på et sentralt sted.»
Fra Alkas side var det også et sterkt ønske om å optimalisere kundereisen ved å gjøre samtykkesystemet transparent for Alkas kunder, slik at det er lett å få oversikt over de samtykkene som er gitt, samt mulighet til å endre sine samtykker online. Rasmus Lundvig Hansen udtaler:
«Generelt er det bare god kundeservice å kunne vise kundene at vi har kontroll på deres samtykker – og ha det sentralisert på ett sted, hvor du også internt kan få tilgang til det som rådgiver eller lignende.»
Nobly Consent
Nobly Consent er utviklet for å sikre at selskaper innen bank, finans, pensjon eller forsikring er i compliance med gjeldende lovgivning om innhenting av samtykke. Produktet gjør det enkelt å innhente nødvendige samtykker som en integrert del av salgsprosessen. Det gjør det lettere å være i compliance med regelverket og sikrer en digitalisert samtykkebehandlingsprosess.
Løsningen er spesielt rettet mot nevnte bransjer, da det er mange likheter mellom de utfordringene disse selskapene møter daglig. Med Nobly Consent blir samtykkebehandling en integrert del av din virksomhets kundereise. Produktet bidrar til en mer oversiktlig administrasjon, lettere fornyelse av samtykker og integrering med flere samtykkesystemer -og løsninger.
Integreringen av samtykkebehandling var et vesentlig punkt for Alka i ønsket om et nytt samtykkesystem: «Vi prøver å være proaktive med en virkelig god samlet struktur på det. I dag må vi gjøre det fra forskjellige systemer. Dette vil vi unngå i fremtiden, så på den måten er det avgjørende for oss å optimalisere effektiviteten i vår forsikringsvirksomhet ved å sentralisere samtykkebehandlingen.» Rasmus Lundvig Hansen.
Samarbeidet mellom Nobly og Alka om utviklingen av Nobly Consent har vært en positiv opplevelse på alle måter. Fra begynnelsen var det en klar forståelse av begge parters forventninger til prosessen og produktet. Fra Alkas perspektiv var prosessen som Nobly presenterte i utgangspunktet lengre enn deres interne utviklingsprosess, men Rasmus Lundvig Hansen uttaler: «Når man har dette partnerskapet på tvers av selskaper, har det vist seg at prosessen har vært meget bra.»
Fra Noblys side er det også stor entusiasme for samarbeidet og utviklingsprosessen:
«Vi er stolte over å levere en løsning som gjør en forskjell i Alkas daglige arbeid med samtykkebehandling og compliance. I tillegg gleder det oss at vi har utviklet et produkt som kan gi verdi forsikrings- og pensjonsbransjen ved å gjøre samtykkebehandling mer integrert og compliant.» – Morten Have, CEO i Nobly.
For å sikre compliance og skape forståelse for hva produktet skulle inneholde, har Alka og Nobly i samarbeid avholdt flere workshops. Hovedfokuset gjennom hele prosessen har vært å utvikle et generisk produkt som selvfølgelig imøtekommer Alkas behov, men også kan løse problemstillinger rundt samtykkebehandling for andre i bransjen.
Gjennom dette samarbeidet har Nobly forbedret Alkas samtykkebehandling, digitalisert prosessen, sikret compliance og skapt en strukturert og effektiv tilnærming. Dette er viktig for Alka:
«Det å ha kontroll på sine samtykker som finansselskap er en forutsetning for å kunne drive. På denne måten vil Nobly Consent bli en av grunnsteinene for Alka i fremtiden for å kunne selge og behandle kundenes forsikringer. »
Rasmus Lundvig Hansen fortsetter: «Ved å ha alle samtykkene liggende på et sentralt sted kan vårt forsikringssystem og nettside integreres med Nobly Consent for å opprette, oppdatere eller få beskjed om hvilke samtykker kunden har gitt, og deretter behandle kundens forespørsel, enten det gjelder kjøp av forsikring eller i forbindelse med en skade.»
Dette samarbeidet har ikke bare vært en suksess på grunn av det endelige produktet, men også på grunn av den gode kommunikasjonen og det sterke partnerskapet vi har hatt underveis. Morten Have uttaler: «Samarbeidet med Alka om utviklingen av Nobly Consent har vært svært positivt. Vi ser frem til å fortsette vårt gode partnerskap og støtte Alka på deres digitale reise. Behovet for et integrert samtykkesystem er noe vi ser i hele bransjen, og vi er derfor glade for å kunne tilby et produkt som gavner mer enn bare den enkelte kunde.»
Kontakt oss for mer informasjon om Nobly Consent og hvordan vi kan hjelpe din bedrift.
Det faktum at Nobly Consent er utviklet i samarbeid med en kunde i forsikringsbransjen, bekrefter at vårt produkt oppfyller bransjens forventninger og krav til samtykkebehandling. Utviklingssamarbeidet med Alka viser at vårt produkt er en praktisk og effektiv måte å håndtere et problem i bransjen. Til syvende og sist handler det om å ta et skritt mot en mer moderne, strukturert og compliant tilnærming til samtykkebehandling.
"Det å ha kontroll på sine samtykker som finansselskap er en forutsetning for å kunne drive. På denne måten vil Nobly Consent bli en av grunnsteinene for Alka i fremtiden for å kunne selge og behandle kundenes forsikringer. "
Rasmus Lundvig Hansen
IT-sjef i Alka Forsikring
Digital arkivløsning effektiviserer arbeidsflyten hos Velliv
Med Noblys implementering av OnBase har pensjonsselskapet Velliv sentralisert flere millioner dokumenter i et digitalt arkiv, noe som letter arbeidsflyten og gir store økonomiske besparelser.
Tidligere hadde pensjonsselskapet Velliv både fysiske og digitale arkiver plassert flere ulike steder. De hadde derfor et behov for å samle dokumentarkivene på ett sted, og i begynnelsen av 2021 bestemte Velliv seg for å kjøpe inn et nytt digitalt arkivsystem, som sentraliserer alle selskapets digitale dokumenter. ECM-systemet OnBase med Nobly som leverandør og implementeringspartner ble valgt av Velliv blant åtte potensielle IT-leverandører.
«Løsningen i OnBase støtter best våre behov, fordi systemet har en rekke funksjoner som vi opplevde er bedre enn hva andre leverandører på markedet kan presentere», sier Peter Thomsen, avdelingsdirektør for kundeservice i Velliv.
De tidligere langsomme og ressurskrevende prosessene med manuell utskrift og skanning er nå erstattet av det digitale arkivet i OnBase. Samtidig sparer Velliv utskrift av flere millioner papirer per år, noe som er både en økonomisk og ikke minst en miljømessig gevinst ved overgangen til den nye digitale arkivløsningen.
En gang digital, alltid digital
Siden implementeringen av OnBase har Velliv migrert 16 millioner dokumenter, og selskapet jobber nå med å migrere ytterligere 8,5 millioner dokumenter. Den digitale arkivløsningen i OnBase gjør at selskapets ansatte kun trenger å lete på ett sted og kan finne relevant kundeinformasjon innen kort tid.
«Arbeidsflyten vår har blitt betraktelig forenklet sammenlignet med det vi var vant til. Vi skriver ikke lenger ut og skanner dokumenter. Strategien vi følger er en gang digital, alltid digital. Det betyr at alt vil kunne finnes mye raskere når vi er ferdig med å migrere våre eksisterende arkiver», sier Peter Thomsen.
Som pensjonsselskap håndterer Velliv mye personsensitiv informasjon om sine kunder, og OnBase er nettopp innrettet til å håndtere GDPR. Samtidig har Velliv et stort behov for å kunne kontrollere hvem som har tilgang til ulike dokumenter, og den funksjonen ble derfor konfigurert i OnBase.
«Det har vært viktig for oss at vi kunne se potensialet i systemet på flere områder. Nobly kommer med et veldig bra produkt i OnBase fordi det er enkelt å integrere og konfigurere», sier Peter Thomsen.
Med OnBase har Velliv fått et system som møter selskapets eksisterende og fremtidige behov i deres overordnede digitaliseringsstrategi, og ifølge Peter Thomsen ser Velliv derfor allerede på andre områder hvor OnBase med fordel kan benyttes.
Nytt dokumenthåndteringssystem bringer Alka i forkant når det gjelder kundeopplevelse og datasikkerhet
I mai 2018 trådte den nye personopplysningsforordningen i kraft, med strenge krav til lagring og bruk av sensitive personopplysninger.
For Alka Forsikring var det en anledning til å se gjennom alle forretningsprosedyrer og prosesser for blant annet å sikre best mulig kontroll over håndteringen av sensitive personopplysninger. Nobly tilbød Alka en løsning angående alle dokumenter; En dokumentportal basert på OnBase av Hyland. My Alka tilbyr i dag den enkelte kunde en sikker oversikt over engasjement og sakskorrespondanse, og Alka er dermed godt rustet for fremtidens digitale løp.
”Til tross for kontinuerlig digitalisering, hadde vi for rundt to år siden fortsatt omtrent 2 km med hyller med fysiske skadesaker. Vi hadde et møte med Iron Mountain om en skanneløsning med fysisk lagring av alle disse sakene, og på møtet ble vi også møtt av deres partner Nobly. Før det var den nye personopplysningsforordningen (GDPR) kunngjort, som gjorde at vi måtte ha et helt nytt dokumenthåndteringssystem for å sikre kontroll med at vi fulgte de nye reglene, blant annet i korrespondanse med våre kunder Vanlig brevpost og e-bøker er dyre alternativer, og gir etter vår erfaring ikke den beste kundeopplevelsen. Vi valgte i stedet å jobbe med et sentralt dokumentarkiv som grunnlag for at kundene skal se alt på Min Alka,» sier Claus Heuck, områdesjef i Alka Forsikring.
En intuitiv og fremtidssikker løsning
Alka har tradisjon for å være veldig sterke når det kommer til fornøyde kunder. Kundeopplevelse og god service er høyt prioritert, og var også et viktig utgangspunkt for løsningen som Alka ønsket. Fra starten var omfanget begrenset til en intuitiv dokumenthåndteringsløsning, som i utgangspunktet inkluderte TIA-dokumenter, det vil si korrespondanse fra Alka til kunden om aktuelle forsikringssaker.
”Vi hadde to grunnleggende krav til løsningen: Det første var kravet om et sentralt arkiv i Mit Alka, hvor kunden kan logge seg inn og se engasjement og sakskorrespondanse fra TIA. Det andre var kravet om sentral logging av dokumenter, som GDPR foreskriver. Etter en grundig tilbuds- og informasjonsprosess samt påfølgende analyse av leverandører, falt valget på Nobly og OnBase», sier Produkteier Jesper Kiel Sloth og fortsetter: «Da hadde vi bare rundt to måneder igjen på å implementere løsningen, som ærlig talt fungerte uhåndterlig. Men Nobly tilbød en utprøvd og fremtidssikker løsning, og kjemien var god på møtene.»
«Nobly er et relativt lite konsulentselskap, men med store kunder som blant annet de danske regionene, hadde vi tillit til at de kunne klare oppgaven. De demonstrerte tidlig i prosessen at de forsto våre behov og forretningsprosesser. Deres inngående kunnskap om dokumenthåndtering, i kombinasjon med viljen til å jobbe fleksibelt på den smidige måten vi selv opererer på, var det som brakte oss i mål i tide.”
Omfanget vokste underveis
Den innledende oppdagelsesfasen var avgjørende for løsningen, sier prosjektleder i Alka, Stine Kensø: «Vi hadde mange små og effektive arbeidsmøter rundt hele virksomheten. Nobly var fysisk tilstede og ble kjent med alle hjørnene av virksomheten vår, og de klarte å stille mange spørsmål i forhold til arbeidsprosessene våre. I tidligere leverandørvalgsprosesser har jeg opplevd å møte et sterkt og overbevisende team, for så å møte konsulenter senere i prosessen som ikke er i nærheten av de som solgte løsningen. Det opplevde vi absolutt ikke denne gangen. Tidsplanen var stram, men vi følte oss trygge etter å ha valgt et fremtidssikkert system med mange workflow-alternativer.”
Jesper Kiel Sloth er enig: «Noblys tilnærming til OnBase gjennom hele prosessen har vært at systemet kan løse våre behov. Omtrent 14 dager inn i implementeringsprosessen måtte vi innse at vi måtte inkludere arkivering av e-postkorrespondanse uten vedlegg i løsningen. Det var ikke en del av den opprinnelige avtalen. Men en stor del av vår korrespondanse med kunder foregår via e-post uten vedlegg, så det var bare fornuftig å inkludere dem også. Her viste Nobly seg å være super endringsvillige, og de kom med en god løsning, hvor systemet automatisk spør om eposter fra huset skal sendes normalt eller direkte til Mit Alka. Vi løste faktisk mange ekstra GDPR-relaterte oppgaver sammen med det første, smale omfanget.”
Morten Have er forretningsutviklingsdirektør og partner i Nobly og har vært med i prosjektet fra starten. Han har ikke annet enn ros for samarbeidet med Alka i en til tider hektisk prosess: «Alka har vært ekstremt god å samarbeide med. I IT avgjøres ofte ting på ledernivå. På Alka var det omvendt. Her har brukerne drevet utviklingen, og har reagert raskt når noe ikke fungerte i praksis. Det har vært utrolig sterkt. Alka hadde viljen til å stille de nødvendige ressursene til rådighet, og vi trengte ikke å vente på e-post eller møter for å komme videre. Vi hadde en teknisk prosjektleder som satt fysisk på Alka, noe som har vært avgjørende for prosessen. Det var selvfølgelig også av stor betydning at Alka fra starten av valgte en voksenløsning, som inneholdt et bredt utvalg OnBase-moduler som var enkle å bygge ut. Det var blant annet det som gjorde det mulig å koble e-postintegrasjon uten de store kostnadene,» avslutter Morten Have.
Forberedte ansatte og fornøyde kunder
12 superbrukere fra ulike avdelinger var de første som ble opplært i det nye dokumenthåndteringssystemet. De fungerte som ambassadører ute i avdelingene, hvor OnBase har blitt godt mottatt av brukerne.
”Systemet er veldig intuitivt og enkelt, og brukerne har kunnet jobbe med det stort sett fra dag én – selv om starten er vanskelig, og selvfølgelig var det mange spørsmål i starten. Brukerne har tatt godt imot det nye dokumenthåndteringssystemet og flere ber allerede om tilgang til flere av funksjonene,» sier Stine Kensø.
Hos Alka er det bred enighet om at OnBase har vært en god plattform for deres digitale reise. Fra utsiden får forsikringsselskapet også ofte skryt for sine digitale løsninger, blant annet av FinansWatch. Alka har i mange år vært et av Danmarks raskest voksende forsikringsselskap med noen av markedets mest fornøyde kunder, mens Alkas inntjening har vært på nivå med de beste på markedet. En stilling som i desember 2017 førte til at selskapet ble kjøpt opp av Tryg, men fortsetter som en selvstendig merkevare.
”Forsikring har pr definisjon rykte for å være kjedelig og uforståelig. Derfor er det Alkas mål å gjøre det enkelt og levere god kvalitet til en lav pris. OnBase gir oss noen effektive prosesser og lave kostnader, som gjør at vi kan tilby akkurat dette. Kundene synes det er ganske naturlig at de kan finne sine retningslinjer, betingelser og korrespondanse i Mit Alka,» sier Jesper Kiel Sloth og avslutter: «Vi overholder personopplysningsforordningen, og vi viser relevante dokumenter til aktuelle kunder og ansatte. Vi gleder oss allerede til neste fase med OnBase, hvor vi skal bli enda skarpere på digitale prosesser og workflows. Vi kan blant annet se at både økonomi, HR og hele forretningsområdet kan ha stor nytte av OnBase. Og vi har ennå ikke hørt Nobly si: ‘Det kan vi ikke gjøre’.»
