For å overholde gjeldende lovverk og for å følge nye lovkrav har AL Finans valgt den fremtidssikre IT-plattformen OnBase som en del av grunnlaget for selskapets digitale arbeidsflyter, risikoklassifisering og dokumenthåndtering. Nobly har stått for implementeringen av OnBase, noe som har resultert i korte responstider, frigjort betydelige personalressurser og styrket risikoklassifisering.

AL Finans opererer i et høytransaksjonsmiljø, hvor sikker og effektiv saksbehandling og raske responstider er avgjørende for deres konkurranseevne. Beslutningen om å tråkke på digitaliseringsakseleratoren resulterte høsten 2020 i et sterkt samarbeid med konsulenthuset Nobly.

«Vår tilnærming fra starten var et ønske om et moderne AML-system, det vil si et anti-hvitvaskingssystem. Vi trengte en finmasket og konsistent screening i vår onboarding-prosess og vår due diligence, fra PEP-screening og sanksjonsscreening av kunder og reelle eiere av selskaper, til screening av terrorlister osv. Alt for å automatisk kunne identifisere risikoklassifiseringer og følge lovverket som oppdateres fortløpende. Vi så på forskjellige systemer som spesialiserte seg på AML, men valget vårt falt raskt på OnBase. Som plattform gir OnBase oss en velsmurt motor for håndtering av AML, men er også en integrasjonsplattform som er integrert med våre kundevendte systemer. Samtidig kunne OnBase også gjøre utrolig mange andre ting, som åpnet opp noen nye muligheter for oss som selskap. Som sådan var beslutningen derfor ganske enkel for oss med de mange fremtidige mulighetene for automatisering», sier Johan Ploug Aagaard, underdirektør i AL Finans.

Fleksibiliteten til OnBase ble satt på prøve kort tid etter første del av implementeringen, da det kom nye strengere lovkrav for rapportering om statsborgerskap. Tilføyelsen til den eksisterende risikoklassifiseringen var enkel og smidig, akkurat som de andre funksjonalitetslagene som senere har blitt lagt til systemet.

Sparer 2300 timer med manuelle oppføringer

Risikovurderinger ble tidligere gjort manuelt i Excel, som var en svært ressurskrevende prosess. I dag er alle arbeidsprosesser digitale og automatiske når AL Finans mottar en lånesøknad. Den skreddersydde OnBase-løsningen søker i relevante databaser, hvoretter det automatisk produseres en risikoklassifisering. I mellomtiden kan ansatte fokusere tiden sin på mer verdiskapende og kundevendte aktiviteter.

Hele den optimaliserte prosessflyten er skapt i nært samarbeid mellom AL Finans og Nobly, og har resultert i betydelige tidsbesparelser:

”Hvis vi tar utgangspunkt i antall søknader som kom inn i 2020, kan vi se frem til en besparelse på minst 2300 dugnadstimer per år, i denne første fasen av digitaliseringsreisen vår med Nobly og OnBase alene. Men én ting er å ha spart timer, en annen ting er at vi har oppnådd enhetlighet og høyere kvalitet i dette arbeidet, nettopp fordi det er digitalisert. Brukerne synes det er fantastisk at de slipper å bruke tid på manuelle oppføringer og mange manuelle oppslag, men kan heller bruke tiden på dialog og rådgivning til kundene. Jo raskere vi kan komme tilbake med et svar, jo bedre – det gir oss fornøyde kunder og selvfølgelig også konkurransefortrinn. Vi har blitt mer effektive og kan rett og slett behandle flere saker pr medarbeider, og vi kan derfor vokse virksomheten ytterligere med samme antall ansatte som vi har i dag,» fastslår Johan Ploug Aagaard.

En leverandør med bransjeinnsikt

Som Europas ledende OnBase-konsulentfirma har Nobly spesialisert seg på forretningskritiske IT-løsninger for bl.a. bank-, finans- og forsikringsbransjen. En stilling som fikk stor betydning da AL Finans skulle finne sin fremtidige samarbeidspartner.

”Nobly vant først og fremst vår tillit basert på deres store innsikt i bransjen vi er en del av, og i kraft av deres kompetanse på AML-området spesielt. Det er et felt som i vår bransje er i kontinuerlig utvikling, og som kan utfordre oss til å raskt implementere nytt lovverk. Jo enklere og enklere vi kan implementere regelverk, jo mer fleksible og raskere er vi i stand til å betjene kundene våre – noe som er avgjørende i vår bransje. Nobly brakte den forståelsen inn i samarbeidet fra starten av. Det var betryggende å sitte overfor en leverandør som hadde innsikt i både bransjen og kravene vi skulle møte,» forklarer Johan Ploug Aagaard.

OnBase som en katalysator for digitalisering

AL Finans har høye ambisjoner for fortsatt digitalisering av virksomheten, hvor OnBase vil være en sentral løsning.

”Hele kundearkivet vårt skal lagres i OnBase, for å gi 360° kundeoversikt over alle relasjoner, leasing- og lånekontrakter, signerte dokumenter osv. I fremtidige prosjekter må vi også ha bygget inn mer løpende due diligence i risikoklassifiseringene våre. Når vi fortløpende kan screene våre kunder på ulike kritiske parametere, vet vi også hvilken risiko vi ser på. I dag gjør vi risikoklassifiseringer i forbindelse med selve onboarding-tiden, men vi ønsker å gjøre det mer dynamisk i fremtidige prosjekter, så at prosessen går kontinuerlig på hele vår portefølje. Dette vil bety at vi over tid får de rette kundene på bok, og alltid har fingeren på pulsen i porteføljen. OnBase er en viktig del av vår fremtidssikring og vekstmotor,» avslutter Johan Ploug Aagaard.

Norske Visma Collectors AS leverer fakturerings- og inkassotjenester til private og offentlige virksomheter. Det betyr at det daglig mottas store mengder personlig sensitiv post fra kunder, myndigheter, debitorer og kreditorer. Tidligere ble det brukt 4-5 årsverk på håndtering av innkommende post, som etter loven skal besvares innen 2 dager etter mottak. Det kan være en utfordring å overholde denne fristen, på samme måte som post kan forsvinne eller risikere å bli stående uadressert av den enkelte saksbehandler. På denne bakgrunn besluttet ledelsen å effektivisere og digitalisere håndteringen av innkommende post.

”Vi ønsket å sette ut prosessen til en ekstern partner som skulle sørge for at sikkerhet, effektivitet og punktlighet var på topp. Vi tok kontakt med Iron Mountain, som i samarbeid med Nobly presenterte oss for ECM-løsningen OnBase. Det var den perfekte løsningen fra starten av – en virkelig god match,» sier Thomas Skørten, leder for forretningsutvikling i Visma Collectors AS.

En effektiv og sikker løsning

På bakgrunn av en grundig analyse av de interne forretningsprosessene, leverte Nobly en skreddersydd løsning, hvor Iron Mountain har ansvaret for å skanne posten direkte inn i OnBase. I det enkelte brev identifiseres opplysninger som referanse, saks- og personnummer automatisk, og brevet kategoriseres og arkiveres riktig i systemet.

På denne måten er håndteringstiden redusert fra 4-5 årsverk til ca. 2 årsverk hos Visma.

”Løsningen har redusert håndteringen av fysisk post med 100%, og redusert behandlingstiden for de enkelte dokumentene med gjennomsnittlig 70%. Fra et økonomisk synspunkt er dette en stor seier for oss. Alle saksbehandlere kan enkelt finne dokumenter, da alt er logisk kategorisert og arkivert i OnBase. Tidligere kunne vi oppleve at vi ikke svarte på et dokument i tide fordi det ikke var registrert i systemet vårt. Nå kan vi fullt ut overholde alle våre interne retningslinjer og lovkrav, da ingen post går tapt i dette systemet. Det er også en stor gevinst for oss at OnBase er GDPR-godkjent. Vi har ikke lenger brevpost liggende hos de enkelte saksbehandlerne, da all fysisk post blir ødelagt etter skanning og arkivering i OnBase. Her slettes også dokumentene automatisk når saken er behandlet. Det har tradisjonelt vært en kjempeutfordring, som nå er løst,» sier Thomas Skørten.

Enkel å tilpasse

Når flere vitale IT-systemer i en organisasjon skal snakke sammen, er det typisk en kostbar og tidkrevende prosess som kan ende opp med å gi rigide løsninger. En av de store fordelene med OnBase er at det ikke påvirker kjernesystemet, men enkelt kan integreres og skreddersys til den enkelte bedrifts behov. Som IT-leverandør har Nobly vært ansvarlig for tilpasning til gjeldende forretningsprosedyrer samt opplæring av utvalgte medarbeidere som har drevet prosessen.

”OnBase har vært lett å tilpasse til våre eksisterende systemer. Vi bruker for eksempel Actic inkassosystem, hvor vi tidligere måtte bruke 4-5 klikk for å videresende et dokument til rettslig behandling. Nobly utviklet en «hurtigknapp» i OnBase, som videresender via 1 klikk. Generelt er det min erfaring at OnBase er en veldig konfigurerbar løsning hvor det er enkelt å legge til knapper. Det sparer oss for mye programmeringstid,» fastslår Thomas Skørten.

Fase 1, som inkluderte digitalisering av den innkommende posten, er nå så godt forankret i organisasjonen at Visma Collectors nå har begynt å se fremover til neste fase:

”Alle våre ansatte har tatt godt imot OnBase, som har blitt en naturlig del av hverdagen. Det er de ansatte som driver prosessen, og de er glade for å kunne jobbe mer effektivt med sakene. De ansatte er våre viktigste ambassadører for våre tjenester, og de gleder seg til å komme i gang med fase 2, som inkluderer den utgående kommunikasjonen. Alle dokumentene som vi produserer internt og sender ut må etter hvert også lagres i OnBase for å gi optimal workflow. Kunder skal for eksempel kunne signere dokumenter digitalt når de har fått melding om at de er klare på nett. Dette skal igjen bidra til at sensitive personopplysninger og sakshistorikk behandles korrekt, og automatisk slettes når lånet er fullt betalt og saken avsluttet. Det er min forventning at denne integrasjonen vil forbedre behandlingstiden med ytterligere 20%,» anslår Thomas Skørten.